Onderhandel met je klanten en presenteer je producten en diensten professioneel door offertes rechtstreeks aan te maken vanuit je Qonto-account. Een goedgekeurde offerte kan met slechts een paar klikken worden omgezet in een factuur, zonder dat je informatie opnieuw hoeft in te voeren.
Deze functie is beschikbaar voor alle plannen, uitsluitend via de webapplicatie 💻, voor eigenaren en admins.
Om offertes te openen, ga je naar Facturen > Offertes vanaf je computer.
Hoe maak ik een offerte aan?
Klik in het gedeelte Offertes op Een offerte aanmaken rechtsboven.
- Een klant toevoegen: maak een nieuwe klant aan door te klikken op Een nieuwe klant toevoegen of +, of selecteer een bestaande klant uit het dropdownmenu. Geef aan of je klant een particulier of een bedrijf is, vul hun gegevens in en stel indien nodig de documenttaal in (Frans, Engels, Spaans, Italiaans, Duits).
💡 Om te voldoen aan de regelgeving over de taal van documenten gericht aan Franse klanten, raden wij aan om Frans te selecteren voor elke klant die in Frankrijk is geregistreerd.
- Vul de offertegegevens in:
- Uitgiftedatum en vervaldatum
- Offertenummer
- Artikelen: titel, omschrijving (optioneel), hoeveelheid, eenheid (optioneel), eenheidsprijs, btw-tarief, korting (optioneel)
- Aanvullende opmerkingen (optioneel): betalingsvoorwaarden, sectorspecifieke vereisten, aanvullende informatie over de producten of diensten
Als je in aanmerking komt voor een btw-vrijstelling, selecteer dan 0% in het btw-veld voor het betreffende artikel en kies vervolgens de vrijstellingsreden uit het dropdownmenu. Als geen enkele reden overeenkomt met jouw situatie, laat dit veld dan leeg en geef de vrijstellingsgegevens op in het veld "Aanvullende opmerkingen".
- De offerte aanpassen: klik op Instellingen rechtsboven om je logo toe te voegen, het e-mailadres van de afzender in te stellen en de nummering te configureren. Zie dit artikel voor meer informatie over de nummering.
De knop "Opslaan als concept" is standaard aangevinkt elke keer dat een offerte wordt geopend. Vink dit handmatig uit als je het document onmiddellijk wilt afronden en versturen.
☝️ Wijzigingen in Instellingen gelden alleen voor toekomstige documenten. Al verstuurde offertes worden niet bijgewerkt.
Hoe kan ik mijn offertes versturen en opvolgen?
Zodra je offerte is aangemaakt, kun je deze rechtstreeks per e-mail naar je klant versturen vanuit Qonto, of downloaden als pdf om via je eigen kanalen te versturen.
In je offertenlijst toont elk document zijn status: In afwachting, Goedgekeurd of Geannuleerd. Je kunt op elk moment een bestaande offerte bekijken, bewerken (indien in afwachting) of dupliceren.
Automatische herinneringen: je kunt automatische herinneringen plannen voor offertes die wachten op goedkeuring. Deze functie is alleen beschikbaar via de Debiteuren Plus-add-on.
Elektronische handtekening: je kunt de elektronische handtekening van je offerte rechtstreeks aanvragen via Facturen > Offertes > "Een elektronische handtekening aanvragen". Deze functie is alleen beschikbaar via de Debiteuren Plus-add-on.
Hoe zet ik een offerte om in een factuur?
Zodra je offerte door je klant is goedgekeurd, kun je deze met één klik omzetten in een factuur vanuit de offertepagina. Alle informatie (klant, artikelen, bedragen) wordt automatisch overgenomen — er hoeft niets opnieuw te worden ingevoerd. Je kunt vervolgens de datums aanpassen en eventuele factuurspecifieke elementen toevoegen voordat je de factuur verstuurt.