Hoe pas ik klantfacturen aan?

De factureringstool van Qonto is beschikbaar voor alle abonnementen, om u te helpen uw bedrijf te laten groeien door klantfacturen uit te sturen.

Sommige extra functies zijn echter alleen beschikbaar als u geabonneerd bent op de Account Receivable add-on.

Hieronder vindt u een overzicht van de beschikbare functies 👇

Hoe kan ik mijn factuurinstellingen configureren?

U kunt de standaardinstellingen van uw documenten aanpassen tijdens uw onboarding proces of direct via Factuur instellingen.

Nummering

• Controleer het volgende factuurnummer (standaard is 001) of voer een nieuw nummer in. U kunt ook het voorgestelde nummerpatroon bewerken (bijv. F-2025-011) om het aan te passen aan uw bestaande patroon.
• Na bevestiging zal Qonto automatisch unieke en opeenvolgende factuurnummers genereren voor toekomstige facturen, zoals vereist door de boekhoudkundige regelgeving.

💡 Hoewel de regelgeving niet voorschrijft dat u met 001 moet beginnen aan het begin van een nieuw fiscaal jaar, is dit wel gebruikelijk.

Bedrijfsgegevens

Door uw bedrijfsgegevens in te stellen, zorgt u ervoor dat uw factuur voldoet aan de toepasselijke algemene voorwaarden van uw verkopen.

1. Bedrijfsgegevens

• E-mailadres van de uitgever instellen: Specificeer het e-mailadres dat u op uw factuur wilt weergeven.
• Stel uw transactietype in, of het nu gaat om Goederen of Diensten.
• Stel btw-betalingsvoorwaarden in volgens uw behoefte:
  • Ontvangstgebaseerde btw: Btw is verschuldigd op de datum van betaling, waardoor er geen vertraging in de kasstroom ontstaat. Dit is van toepassing op diensten, overdrachten van roerende goederen en bouwwerkzaamheden.
  • Factuurgebaseerde btw: Btw is verschuldigd op de datum waarop de factuur wordt uitgegeven, zelfs als de klant niet onmiddellijk betaalt. Dit systeem wordt meestal toegepast op de verkoop van goederen.
  • Vrijstelling: De basis btw-vrijstelling ontslaat bepaalde bedrijven van de verplichting om btw aan te geven en te betalen als hun omzet een bepaalde drempel niet overschrijdt.
• Stel een btw-nummer in voor uw facturen.
• Voer uw aandelenkapitaal en KvK-nummer in.

2. Algemene voorwaarden (optioneel)

• Stel de kortingsvoorwaarden met betrekking tot de betaling in.
• Stel boetes voor te late betaling in voor uw facturen.
• Stel wettelijke vaste vergoeding in met betrekking tot de betaling van uw facturen.

⚠️ Als je vermeldingen onderaan je factuur wilt weergeven, ga je naar het gedeelte Instellingen > Algemene voorwaarden. Het is niet mogelijk om informatie rechtstreeks in de voettekst van het document toe te voegen.

Hoe kan ik mijn documenten aanpassen?

U kunt deze stap gebruiken om uw factuurstijl te personaliseren door uw bedrijfslogo, kleuren of aanvullende informatie toe te voegen.

⚠️ Sommige geavanceerde instellingen zijn alleen beschikbaar met de Account Receivable add-on.

• Voeg uw logo toe: Upload een JPEG- of PNG-bestand (maximale grootte van 5 MB)

  ⚠️ Het logo wordt automatisch aangepast naar een afmeting van 200×200 pixels als het groter is dan dit formaat. Voor het beste resultaat gebruik je een vierkante afbeelding van 200×200 px. Als je logo vervormd of bijgesneden wordt weergegeven, controleer dan of het vierkant is voordat je het uploadt.

• Verander de kleuren van uw factuur: u kunt de merkkleur en de tekstkleur aanpassen.

• Voeg uw algemene voorwaarden toe:

  • via een link, die op uw facturen zal verschijnen
  • [Alleen beschikbaar met Account Receivable add-on] via een pdf-bijlage.

  💡 Als u een link toevoegt, zal deze op uw facturen verschijnen. Als u een document uploadt, wordt het als bijlage toegevoegd aan de factuur wanneer u deze via e-mail naar uw klant stuurt.

• [Alleen beschikbaar met Account Receivable add-on] Definieer aangepaste titels voor uw facturen en offertes voor specifieke activiteiten (bijvoorbeeld "honorarianota's" voor advocaten, "werkopdrachten" van aannemers, "royaltyoverzichten" voor auteurs, enz.).
• [Alleen beschikbaar met Account Receivable add-on] Pas de volgorde aan en definieer aangepaste kolomnamen (hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief...)

Opmerking: Aanpassingen zullen alleen van toepassing zijn op toekomstige documenten en kunnen op elk moment worden gewijzigd. Eerdere facturen worden niet bijgewerkt met nieuwe logo- of e-mailwijzigingen.

Facturen en offertes maken

U kunt uw facturen en offertes verder aanpassen wanneer u de individuele documenten maakt.

• Herorganiseer items in uw gewenste volgorde
• [Alleen beschikbaar met Account Receivable add-on] Organiseer uw items in verschillende secties, met een titel en een beschrijving, en herorden ze naar wens
• Voeg aangepaste berichten toe voor of na de itemtabel. Als u wilt dat ze op alle documenten verschijnen, kunt u ze eenvoudig opslaan door "Save for future documents" te selecteren
• [Alleen beschikbaar met Account Receivable add-on] Voeg een bijlage toe aan de factuur/offerte. De bijlagen worden opgenomen in de e-mail met uw factuur of offerte en kunnen op elk moment worden gedownload vanaf de Invoice pagina.