Herinneringen voor ontbrekende bonnetjes zijn beschikbaar op de Smart, Premium, Essential, Business en Enterprise abonnementen.
Hoe kan ik herinneringen voor bonnetjes beheren?
Om het verzamelen van bonnetjes op Qonto te vergemakkelijken, sturen we u het volgende:
wekelijkse herinneringen naar de initiatiefnemers van transacties, met de nadruk op transacties zonder bijlagen
wekelijkse samenvattingen van ontbrekende bonnetjes naar de Eigenaar en Beheerders.
Deze herinneringen zijn standaard geactiveerd.
💡 Bijlagen op Qonto hebben bewijskracht, wat betekent dat organisaties geen papieren bonnetjes meer hoeven te bewaren: papieren en digitale bonnetjes hebben dezelfde juridische waarde.
Eigenaar en Beheerders kunnen herinneringen voor bonnetjes deactiveren en opnieuw activeren in de webapplicatie:
1\. Ga naar de sectie Instellingen
2\. Klik op Herinneringen voor ontbrekende bonnetjes
3\. Kies de automatisering die u wilt deactiveren of opnieuw activeren
👆 Het is niet mogelijk om meldingen op mobiel uit te schakelen.
Hoe kan ik regels instellen om kaarten automatisch te blokkeren bij te veel ontbrekende bonnetjes?
Deze functie is beschikbaar bij de Kosten- en uitgavenbeheer add-on.
Hoe maak of update ik de regels?
Om kaarthouders te dwingen hun bonnetjes op Qonto te uploaden, kunnen Beheerders en Eigenaren een regel instellen om kaarten automatisch te blokkeren na te veel te late bonnetjes.
Om de regels in te stellen, gaan Beheerders en Eigenaren naar Instellingen → Regels voor ontbrekende bonnetjes → open de schakelaar voor Automatisch blokkeren van kaarten.
Beheerders en eigenaren moeten de parameters van de regels definiëren:
- Bonnetjes als te laat markeren na x dagen
- Kaarten blokkeren na x te late bonnetjes
- Toepassen op: alle teamleden met kaarten OF selecteer specifieke teamleden
- Selecteer of selecteer niet: automatisch toepassen op kaarten van nieuwe teamleden
Kaarthouders worden per e-mail en pushmelding op de hoogte gebracht wanneer de regels worden gemaakt of bijgewerkt.
De regels zijn van toepassing op alle kaarten van een kaarthouder.
💡 Opmerking:
- Te late bonnetjes = een transactie zonder bonnetje na X dagen (gedefinieerd in de regels)
- Ontbrekende bonnetjes = een transactie zonder bonnetje
Hoe worden kaarthouders geïnformeerd voordat de kaart wordt geblokkeerd?
- 3 dagen voordat de kaart wordt geblokkeerd: e-mail & pushmelding
- 1 dag voordat de kaart wordt geblokkeerd: e-mail & pushmelding
- Wanneer de kaart wordt geblokkeerd: e-mail & pushmelding
Hoe deblokkeer ik een kaart?
- Beheerder en Eigenaar worden geïnformeerd wanneer een kaart is geblokkeerd: Beheerder en Eigenaar kunnen de kaart tijdelijk deblokkeren. Dit duurt slechts enkele minuten en uren, daarna blijft de kaart geblokkeerd totdat de kaarthouder de te late bonnetjes uploadt of uit de regels wordt verwijderd.
- Kaarthouders uploaden hun te late bonnetjes. Het kan enkele minuten of uren duren om de kaart te deblokkeren
Hoe controleer ik hoeveel te late bonnetjes een kaarthouder heeft?
- Kaarten sectie → Teamkaarten → selecteer een kaart en zie in het zijpaneel het aantal te late bonnetjes van de kaarthouders
- Transactie → selecteer het filter Te late bonnetjes + voeg het filter Teamlid toe.
Als u al uw ontbrekende bonnetjes wilt visualiseren, lees dan dit artikel.
Gerelateerd aan