Door het beheer van leveranciersfacturen te delegeren, kan je team het verzamelen, controleren en betalen van facturen op zich nemen, wat knelpunten vermindert voor Rekeninghouders en Admins.
Medewerkers krijgen automatisch toegang om facturen te uploaden en betalingsaanvragen in te dienen, en Managers kunnen ruimere machtigingen krijgen om facturen te controleren, te bewerken en te betalen namens het bedrijf of hun team.
Beschikbaar op 💻 web en 📱 mobiel voor alle abonnementen.
Voor meer informatie over welke rol je aan je teamlid moet toewijzen, raadpleeg "Welke rollen zijn er bij Qonto en welke moet ik toewijzen?"
Wat kan ik delegeren aan Medewerkers?
Alle Medewerkers hebben automatisch toegang tot de sectie Leveranciersfacturen, ongeacht het abonnement.
Medewerkers kunnen:
- Facturen uploaden
- Factuurgegevens bewerken, maar enkel voor facturen die ze zelf hebben geüpload
- Betalingsaanvragen aanmaken, verzonden ter goedkeuring naar een Rekeninghouder, Admin, of geautoriseerde Manager
☝️ Medewerkers kunnen enkel hun eigen facturen bekijken, ze hebben geen zicht op de volledige factuurlijst van het bedrijf.
Wat kan ik delegeren aan Managers?
Managers moeten de machtiging Leveranciersfacturen beheren krijgen. Hun bereik bepaalt wat ze kunnen zien en waarop ze actie kunnen ondernemen:
- Manager met teambereik: kan facturen van zichzelf en hun teamleden bekijken, bewerken, uploaden en betalen
- Manager met bedrijfsbereik: kan facturen van het volledige bedrijf bekijken, bewerken, uploaden en betalen
Wanneer Leveranciersfacturen beheren is geactiveerd, kan een Manager de volgende acties ondernemen:
Op 💻 web en 📱 mobiel:
- Facturen uploaden via Drive, drag-and-drop, of bulkupload
- Facturen bekijken, downloaden en verwijderen binnen hun bereik
- Factuurgegevens bewerken die door Qonto zijn gescand (bijvoorbeeld IBAN, naam van de leverancier) en ontbrekende gegevens toevoegen om de betaling voor te bereiden
- Betaling aanvragen voor facturen in euro's wanneer ze geen overschrijvingsmachtiging hebben, de factuur hun limieten overschrijdt, of de 4-ogenregel dubbele goedkeuring actief is, de aanvraag wordt dan verzonden naar een Rekeninghouder, Admin, of geautoriseerde Manager ter goedkeuring
Enkel op 💻 web:
- Facturen markeren als betaald en koppelen aan een bestaande transactie
Wanneer Overschrijvingen en terugbetalingen uitvoeren ook is geactiveerd, kan de Manager bovendien:
- Leveranciersfacturen rechtstreeks betalen via overschrijving, tot hun maandelijkse of limiet per overschrijving
- Betalingsaanvragen goedkeuren die door hun teamleden zijn ingediend
⚠️ Als er overschrijvingslimieten zijn ingesteld, vereisen overschrijvingen boven die limieten goedkeuring van een Rekeninghouder, Admin, of geautoriseerde Manager. Als de 4-ogenregel dubbele goedkeuring actief is, kan de persoon die een factuur voorbereidt niet dezelfde persoon zijn die de betaling uitvoert. Voor meer details, zie Hoe stel ik een 4-ogenbeleid in voor betalingen?
Hoe stel ik de machtigingen van een Manager voor Leveranciersfacturen in of werk ik ze bij?
Alle wijzigingen aan machtigingen gebeuren vanaf dezelfde plaats, of je nu een nieuwe Manager onboardt of een bestaande bijwerkt:
- Ga naar Gebruikersbeheer, Gebruikerstoegang
- Selecteer de Manager die je wilt bijwerken (of klik op Een teamlid uitnodigen om een nieuwe toe te voegen en selecteer Manager of Gevorderde Manager als rol)
- Stel het Type toegang in op Team of Het volledige bedrijf, afhankelijk van de factuurzichtbaarheid die je wilt toekennen
- Activeer Leveranciersfacturen beheren om hen toegang te geven tot het bekijken, bewerken, uploaden, en aanvragen van betaling voor facturen binnen hun bereik
- Activeer Overschrijvingen en terugbetalingen uitvoeren om hen ook toe te laten facturen rechtstreeks te betalen en de betalingsaanvragen van hun team goed te keuren
- Klik op Bevestigen om de wijzigingen op te slaan
Hoe trek ik de toegang van een Manager tot Leveranciersfacturen in?
- Ga naar Gebruikersbeheer, Gebruikerstoegang
- Selecteer de Manager wiens machtigingen je wilt bijwerken
- Deactiveer Leveranciersfacturen beheren om hun toegang tot de sectie Leveranciersfacturen te verwijderen
- Deactiveer optioneel ook Overschrijvingen en terugbetalingen uitvoeren als je ook hun mogelijkheid wilt verwijderen om facturen te betalen of betalingsaanvragen goed te keuren
- Klik op Bevestigen om de wijzigingen toe te passen