Vereenvoudig het rapprocheren van je uitbetalingen en bespaar tijd met de e-commerce- en kassauitbetalingsrapprochering van Qonto ✨. Zodra een ondersteunde provider is gekoppeld via onze partner Chift, synchroniseert Qonto regelmatig de uitbetalingsgegevens en genereert het een gestructureerde PDF-opsplitsing voor in aanmerking komende uitbetalingen.
De PDF kan de onderliggende betalingen of verkopen, kosten, terugbetalingen, aanpassingen en het netto uitbetalingsbedrag bevatten, afhankelijk van de informatie die door de provider beschikbaar wordt gesteld.
Ze wordt automatisch toegevoegd aan de overeenkomende uitbetalingstransactie in je Qonto-rekening, waardoor je gemakkelijker kunt begrijpen hoe het gestorte bedrag werd berekend en de relevante details met je boekhouder kunt delen.
Deze functie is beschikbaar voor Rekeninghouders, Admins en Boekhouders, alleen op de webapp. 💻 De ondersteunde providers en de informatie die in de PDF wordt opgenomen, kunnen verschillen afhankelijk van je Qonto-markt.
Welke betalingsproviders worden ondersteund?
Qonto ondersteunt automatische uitbetalingsrapprochering voor geselecteerde kassasystemen, betalingsverwerkers en marktplaatsen via zijn partner Chift. De providers die momenteel voor je beschikbaar zijn, worden weergegeven wanneer je de integratie instelt in je Qonto-rekening.
Stripe-uitbetalingen worden afgehandeld via de specifieke Stripe-integratie van Qonto en gebruiken deze verbindingsflow niet.
Hoe koppel ik een betalingsprovider aan Qonto?
Je kunt een ondersteund kassasysteem, betalingsverwerker of marktplaats koppelen aan Qonto zonder enige technische configuratie. Als je meerdere ondersteunde providers gebruikt, kun je elk van hen afzonderlijk koppelen.
☝️ Koppelingen kunnen alleen worden ingesteld via de 💻 webversie van Qonto. Dit is niet beschikbaar via de mobiele app.
Om een provider te koppelen:
- Ga naar Connect in je Qonto-webapp.
- Zoek je betalingsprovider op naam.
- Selecteer de betreffende connector.
- Volg het autorisatieproces om de vereiste toegang te verlenen.
- Klik op Bevestigen om de koppeling te voltooien.
Eenmaal gekoppeld, begint Qonto automatisch met het synchroniseren van uitbetalingsgegevens van de provider en het toevoegen van de bijhorende PDF aan overeenkomende transacties in je rekening.
Zodra de OAuth-koppeling tot stand is gebracht, wordt de integratie onmiddellijk actief zonder verdere configuratie. Chift synchroniseert je uitbetalingsgegevens automatisch elke nacht naar Qonto, rond 6.00 uur.
Bij de eerste koppeling importeert Qonto retroactief tot 90 dagen aan historische uitbetalingsgegevens. PDF-bonnen worden gegenereerd en toegevoegd aan de overeenkomende voorbije transacties, wat je onmiddellijke toegang geeft tot recente uitbetalingsdocumentatie. Alleen gebruikers met de rol Rekeninghouder, Admin, of Boekhouder hebben toestemming om te koppelen.
Wat bevat de PDF-bon?
Elke PDF-bon biedt een volledige opsplitsing van je dagelijkse uitbetaling voor eenvoudige rapprochering. Het document is zo opgebouwd dat het alle belangrijke financiële details bevat die je nodig hebt om de uitbetaling te matchen met je verkoopactiviteit.
De exacte informatie hangt af van de gegevens die de gekoppelde betalingsprovider verstrekt. Voor betalingsverwerkers en marktplaatsen kan de PDF ook terugbetalingen, aanpassingen, uitbetalingsreferenties en een winkel- of verkooppuntidentificatie bevatten, indien beschikbaar.
De koptekst van de PDF bevat:
- Qonto-identiteit: Qonto-logo en juridische identiteit
- Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam en adres
- Uitbetalingsinformatie: rekeningnaam, uitbetalingsperiode en uitbetalingsreferentie
De hoofdtekst van het document geeft een gedetailleerde transactie-per-transactie opsplitsing met:
- Datum van elke betaling
- Betalingsreferentie
- Transactiebeschrijving (indien beschikbaar vanuit je kassasysteem)
- Brutobedrag
- Gefactureerde kosten
- Btw op de kosten (indien beschikbaar)
- Brutobedrag exclusief kosten
- Terugbetalingen en aanpassingen, indien beschikbaar
- Nettobedrag na kosten, terugbetalingen en aanpassingen
- Winkel- of verkooppuntidentificatie, indien verstrekt door de betalingsprovider
- Bron- of uitbetalingsreferentie
Het totaalbedrag in de PDF moet overeenkomen met het bedrag van de bijhorende uitbetalingstransactie. Als de provider niet genoeg informatie verstrekt om een volledige opsplitsing te maken, worden sommige details mogelijk niet weergegeven.
De voettekst van de PDF toont de totalen voor de volledige uitbetalingsperiode, inclusief het totale brutobedrag, het totale brutobedrag exclusief kosten, de totale kosten en de totale btw op de kosten, indien beschikbaar. Btw- of fiscale gegevens worden alleen weergegeven als de gekoppelde betalingsprovider deze verstrekt. Het detailniveau kan dus verschillen per provider.
Onderaan elk document staat ook een bronvermelding en een juridische disclaimer.
De PDF wordt gegenereerd in de lokale taal van de markt van je Qonto-rekening: Frans voor Frankrijk, Duits voor Duitsland, Italiaans voor Italië en Spaans voor Spanje. De kassaprovider wordt met naam vermeld in de voettekst, maar het logo van de provider wordt niet opgenomen in deze eerste versie.
Wanneer en waar kan ik mijn PDF-bonnen raadplegen?
Je PDF-bonnen worden automatisch elke dag gegenereerd nadat Chift je uitbetalingsgegevens met Qonto heeft gesynchroniseerd. Voor ondersteunde providers worden de uitbetalingsgegevens meestal 's nachts gesynchroniseerd, doorgaans rond 6.00 uur, en zijn de PDF's doorgaans beschikbaar de ochtend na ontvangst van de uitbetaling. De synchronisatietijden kunnen verschillen voor betalingsverwerkers en marktplaatsen.
De PDF wordt automatisch toegevoegd aan de overeenkomende afwikkelingstransactie in je Qonto-rekening. Om deze terug te vinden, ga je naar je transactiegeschiedenis en open je de detailweergave van de bijhorende uitbetalingstransactie. De PDF verschijnt als een bijgevoegd document dat je kunt bekijken, downloaden, of delen met je boekhouder.
De tijd die nodig is om de PDF te genereren kan variëren afhankelijk van de gekoppelde provider en het moment waarop de uitbetalingsinformatie beschikbaar wordt. Als Qonto de overeenkomende transactie niet kan identificeren of de beschikbare uitbetalingsgegevens onvolledig zijn, kan de PDF later worden gegenereerd of niet automatisch worden toegevoegd.
Als je de integratie net hebt gekoppeld, geef het systeem tot de volgende werkdagochtend om je eerste PDF's te zien verschijnen. Het systeem moet eerst zijn eerste nachtelijke synchronisatie voltooien voordat het bonnen genereert. De volledige verwerking van historische PDF's uit de retroactieve import van 90 dagen kan tot 48 uur duren.
⚠️ Belangrijk: de PDF is alleen een hulpdocument voor rapprochering, geen officieel fiscaal of belastingdocument. De gegevens worden exact weergegeven zoals doorgegeven door je kassasysteem via Chift, en Qonto staat niet garant voor de volledigheid of nauwkeurigheid ervan voor fiscale doeleinden. Italiaanse klanten dienen er rekening mee te houden dat dit document uitdrukkelijk geen fiscaal document is volgens de Italiaanse wetgeving en als zodanig niet mag worden gebruikt.
Wat moet ik doen als mijn PDF's ontbreken of onjuiste gegevens tonen?
Als je geen PDF-bonnen ziet die zijn toegevoegd aan je uitbetalingstransacties, controleer dan eerst deze veelvoorkomende oorzaken. Controleer ten eerste of er voldoende tijd is verstreken sinds de koppeling van de integratie: Chift synchroniseert gegevens elke nacht rond 6.00 uur, dus PDF's verschijnen mogelijk pas de volgende werkdag na de koppeling. Bevestig ten tweede dat je over de juiste rolmachtigingen beschikt (Rekeninghouder, Admin, of Boekhouder). Controleer ten derde of je de afwikkelings- of uitbetalingstransactie controleert, en niet individuele verkooptransacties.
Als de uitbetaling afkomstig is van een kassasysteem, betalingsverwerker, of marktplaats, controleer dan het volgende voordat je contact opneemt met de klantendienst:
- De provider is nog steeds gekoppeld aan Qonto.
- De uitbetaling werd ontvangen op de Qonto-rekening die aan de integratie is gekoppeld.
- De uitbetalingsreferentie en het bedrag komen overeen met de transactie die je controleert.
- De gekoppelde provider heeft de onderliggende uitbetalingsgegevens beschikbaar gesteld.
Terugbetalingen, aanpassingen, kosten, fiscale informatie en winkelidentificaties worden alleen getoond als ze zijn opgenomen in de gegevens die door de provider zijn doorgegeven. De afwezigheid ervan betekent niet noodzakelijk dat de PDF foutief werd gegenereerd. Als aan alle bovenstaande voorwaarden is voldaan en het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de klantendienst van Qonto via chat en verstrek de relevante transactiereferentie en uitbetalingsdetails.
Als het totaalbedrag in de PDF niet overeenkomt met de uitbetalingstransactie, vergelijk dit dan met het oorspronkelijke afrekeningsoverzicht in je account bij de provider. Als het verschil blijft bestaan, neem dan contact op met Qonto Support en verstrek de uitbetalingsdatum, het bedrag, de transactiereferentie, en de naam van de provider.
Als er na 48 uur nog steeds PDF's ontbreken, neem dan contact op met Qonto Support voor hulp. Verstrek bij je contactopname de transactiedatum en -referentie om het team te helpen met het onderzoek.
In sommige gevallen toont je PDF mogelijk geen informatie over kosten. Kosten worden alleen opgenomen wanneer volledige kostengegevens beschikbaar zijn op het moment van verwerking. Voor bepaalde kassasystemen worden kostengegevens mogelijk niet doorgegeven in de huidige versie van de integratie, hoewel de PDF nog steeds wordt gegenereerd met de beschikbare informatie.
Als de bedragen op je PDF niet overeenkomen met wat je ziet in je kassa-backoffice, controleer dan eerst de gegevens rechtstreeks in het systeem van je kassaprovider. De PDF geeft exact de gegevens weer die door je kassasysteem via Chift zijn doorgegeven. Als je een verschil bevestigt, neem dan contact op met Qonto Support met de transactiedatum en -referentie voor onderzoek.
Als je je kassa-integratie loskoppelt, blijven bestaande PDF's die al aan transacties zijn toegevoegd toegankelijk in je account. Loskoppelen stopt alleen toekomstige gegevenssynchronisaties: historische documenten blijven bewaard.
Welke gegevens krijgt Qonto toegang tot vanuit mijn kassasysteem?
Wanneer je een ondersteund kassasysteem, betalingsverwerker, of marktplaats koppelt, ontvangt Qonto de uitbetalings- en betalingsinformatie die nodig is om de rapprocheringsPDF te genereren en toe te voegen aan de bijhorende transactie. De gegevens worden doorgegeven door onze integratiepartner Chift of, voor bepaalde providers zoals Stripe, via een afzonderlijke Qonto-integratie.
Qonto ontvangt de volgende informatie:
Op het niveau van de uitbetaling:
- Uitbetalingsreferentie, datum, en munteenheid
- Brutobedrag van de uitbetaling
- Totale gefactureerde kosten
- Btw-bedrag op de kosten
- Nettobedrag van de uitbetaling
- Terugbetalingen en aanpassingen, indien beschikbaar
- Belasting- of btw-informatie, indien beschikbaar
- Winkel- of verkooppuntidentificatie, indien beschikbaar
Op het niveau van de betaling (voor elke transactie in de uitbetaling):
- Betalingsdatum
- Betalingsreferentie
- Transactiebeschrijving (indien beschikbaar)
- Brutobedrag van de transactie
- Transactiekosten
- Btw op de transactiekosten
- Terugbetalingen of aanpassingen
- Belasting- of btw-informatie, indien beschikbaar
De exacte ontvangen gegevens hangen af van de gekoppelde provider. Qonto gebruikt alleen de informatie die nodig is om de uitbetalingsopsplitsing te genereren, deze te matchen met de bijhorende transactie, en het document beschikbaar te maken in je account.
Door een integratie te koppelen, geef je de betreffende provider en, indien van toepassing, Chift toestemming om deze informatie door te geven aan Qonto. Qonto ontvangt geen klantgegevens, productspecifieke informatie, of gevoelige betalingsinformatie, tenzij deze gegevens expliciet vereist en ondersteund zijn door de integratie.