Centraliseer al je zakelijke documenten en bespaar tijd 🚀 met de sectie Documenten van Qonto. Jouw centrale plek om elk document te uploaden, ordenen en terugvinden.
De sectie Documenten werkt via een eenvoudig proces in drie stappen: je plaatst documenten, Qonto herkent automatisch het type en archiveert ze, en alles wat niet automatisch kan worden gesorteerd, komt in een korte lijst terecht die je snel kunt afhandelen.
Deze functie is beschikbaar op alle Qonto-abonnementen voor alle gebruikers op 💻 web, via het item Documenten in het hoofdmenu.
Hoe upload ik documenten naar mijn sectie Documenten?
Je kunt op verschillende manieren naar je sectie Documenten gaan. Qonto verwerkt ze allemaal via hetzelfde proces:
- Direct uploaden: Ga naar Documenten in het hoofdmenu en sleep je bestanden erin, of klik om te uploaden. Je kunt maximaal 20 bestanden per keer plaatsen, met een maximale bestandsgrootte van 15 MB per bestand.
- Snelkoppeling op de homepage (op mobiel): Gebruik de snelkoppeling die direct beschikbaar is in je Qonto-app.
- Doorsturen via e-mail: Stuur documenten door naar je persoonlijke Qonto-e-mailadres.
Bij het uploaden is er geen beperking op het documenttype. Facturen, bonnetjes, contracten, loonstroken en meer worden allemaal geaccepteerd.
Na het uploaden neemt Qonto het op de achtergrond over: het herkent het documenttype, classificeert het, haalt de belangrijkste informatie eruit en archiveert het automatisch. Je hoeft alleen zelf in actie te komen bij documenten die niet automatisch konden worden geplaatst.
Waar kan ik zien wat er met mijn documenten is gebeurd?
Het tabblad Recent in je sectie Documenten geeft je een volledig overzicht van elk document dat is binnengekomen, ongeacht via welke weg.
Voor elk document kun je zien:
- Waar het automatisch is gearchiveerd (bijvoorbeeld gekoppeld aan een transactie, verstuurd naar Leveranciersfacturen, of opgeslagen in je boekhoudarchief)
- Of er nog een actie van jou nodig is
Documenten die succesvol zijn gekoppeld of gearchiveerd, zijn afgehandeld en worden als voltooid gemarkeerd. Documenten die jouw input nodig hebben, verschijnen in een speciale lijst "Actie vereist". Hier richt je je aandacht op.
Hoe sorteer ik documenten die Qonto niet automatisch kon archiveren?
Als Qonto niet automatisch kan bepalen wat er met een document moet gebeuren, verschijnt het in je lijst Actie vereist met een voorgestelde vervolgactie.
Afhankelijk van het document kan je gevraagd worden om:
- Het documenttype bevestigen: als Qonto het maar deels of helemaal niet heeft herkend, selecteer je het juiste type uit de weergegeven lijst.
- Een bestemming kiezen: voor documenten zoals facturen of kredietnota's waarbij het niet duidelijk is waar ze naartoe moeten (bijvoorbeeld leverancier versus klant), kies je zelf waar het document naartoe moet.
- Koppelen aan een transactie: voor facturen, bonnetjes, loonstroken en kredietnota's die niet automatisch konden worden gekoppeld, selecteer je de juiste transactie uit de weergegeven kandidaten, gerangschikt op waarschijnlijkheid. Het bedrag wordt automatisch ingevuld op basis van de extractie en kan worden aangepast voordat je bevestigt.
Het proces is opgezet rond de vraag "Wat wil je hiermee doen?", in plaats van dat je zelf documenten moet classificeren. Qonto doet het zware werk waar het kan.
Welke documenttypen kan ik opslaan?
Qonto ondersteunt een breed scala aan boekhoudkundige en administratieve documenttypen in je tabblad Bedrijfsdocumenten. Afhankelijk van het type gebeurt het archiveren automatisch, of is er een korte handmatige stap van jou nodig.
Geaccepteerde formaten zijn PDF, JPG en PNG, met een maximale bestandsgrootte van 15 MB.
Automatisch geclassificeerd en gearchiveerd. Geen actie nodig:
- Leveranciersfacturen, klantfacturen en kredietnota's
- Bonnetjes
Wordt ondersteund, maar vereist dat jij het type handmatig bevestigt:
- Loonstroken, rekeningoverzichten en RIB's
- Huurcontracten en leningsovereenkomsten
- Handelscontracten en betalingsschema's
- URSSAF-attesten, belastingaanslagen en belastingaangiftepakketten
- Jaarrekeningen
- Btw-aangiftebewijzen en btw-betalingsbewijzen
- Elk document dat je categoriseert als "Overig"
Als handmatige invoer nodig is, vraagt Qonto je in de lijst Actie vereist om het juiste documenttype te selecteren. Daarna archiveert Qonto het automatisch.
☝️ Voor boekhoudkundige documenten (overzichten, contracten, attesten, enz.) kun je het documenttype altijd aanpassen. Voor financiële documenten (facturen, bonnetjes, kredietnota's, enz.) kun je het type wijzigen totdat het document aan een transactie is gekoppeld. Zodra het gekoppeld is, staat het type vast.
Hoe vind ik een boekhoudkundig document dat ik eerder heb gearchiveerd?
In het gedeelte Bedrijfsdocumenten van je Documenten-startpagina worden al je officiële bedrijfsdocumenten (boekhoudkundig, fiscaal, financieel, administratief…) bewaard. Deze kun je op elk moment terugvinden, net als je boekhouder, of wanneer dat nodig is voor een belastingaangifte.
Om een document te vinden, ga je naar Documenten in het hoofdmenu en blader je door het gedeelte Bedrijfsdocumenten. Je kunt filteren op documenttype om je zoekopdracht te verfijnen.
Je interne boekhouder heeft ook toegang tot de boekhoudkundige documenten die hier zijn opgeslagen.
⚠️ Het opslaggedeelte omvat momenteel al je officiële bedrijfsdocumenten. Gebruik filters op documenttype om snel te vinden wat je zoekt.