Focus je tijd alleen op de uitgaven die ertoe doen. Geef jezelf flexibiliteit en houd controle alleen waar het telt. Stroomlijn je uitgavenbeheer met geavanceerde controles. Optimaliseer de tijd van je team door je alleen te richten op belangrijke uitgaven, terwijl je flexibiliteit en controle behoudt waar dat het meest telt.
Deze add-on is beschikbaar voor Owners en Admins, toegankelijk via 💻 web en 📱 mobiel, voor klanten met een Essential-, Business- of Enterprise-abonnement.
Vanaf oktober 2026 wordt de add-on Uitgavenbeheer Plus vervangen door Teamuitgavenbeheer. Verschillende functies van Uitgavenbeheer Plus worden zonder extra kosten opgenomen in de Qonto-abonnementen.
Wat omvat de add-on?
Uitgavenbeheer Plus (€ 89/maand bij maandelijkse facturering · € 69/maand bij jaarlijkse facturering) omvat momenteel:
- Abonnementsdetectie en verlengingsmeldingen
- Budgetopvolging voor teams
- Onbeperkte kaarten (virtueel, advertentie, instant)
- Advanced Manager-rol
- Goedkeuringsprocessen (overschrijvingen, onkostendeclaraties, leveranciersfacturen)
- 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring
- Geavanceerde kaartinstellingen (uitgavencategorieën, gebruiksdagen)
- Kaarten automatisch blokkeren bij ontbrekende bonnetjes
- HRIS-software-integratie
Teamuitgavenbeheer (€ 49/maand bij maandelijkse facturering · € 39/maand bij jaarlijkse facturering) omvat:
- Geavanceerde toestemmingen voor de Manager-rol
- Goedkeuringsprocessen (overschrijvingen, onkostendeclaraties, leveranciersfacturen)
- 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring
- Geavanceerde kaartinstellingen (uitgavencategorieën, gebruiksdagen)
- Kaarten automatisch blokkeren bij ontbrekende bonnetjes
- HRIS-integraties
Welke functies worden gratis opgenomen in de Qonto-abonnementen?
Vanaf oktober 2026 worden de volgende functies opgenomen in de abonnementen en is hiervoor geen add-on meer nodig:
- Vanaf Smart: Onkostendeclaraties (uitgaven)
- Vanaf Premium: Abonnementsdetectie en verlengingsmeldingen
- Vanaf Essential: Basic Manager-rol, teamkaarten met limieten (virtueel, advertentie, instant), onkostendeclaraties (kilometers), overschrijvings- en kaartaanvragen, budgetopvolging
- Vanaf Business: Onbeperkte kaarten (virtueel, advertentie, instant)
Dit betekent dat als je momenteel Uitgavenbeheer Plus gebruikt voor deze functies, je hier na oktober via je abonnement toegang tot blijft houden — zonder extra kosten.
Wat is het verschil tussen de Basic Manager- en Advanced Manager-rol?
De add-on introduceert de Advanced Manager-rol, die verder bouwt op de toestemmingen die al zijn opgenomen in de Basic Manager-rol.
Zowel de Basic als de Advanced Manager-rol volgen dezelfde installatiestappen: kies een toegangstype (alleen team of bedrijfsbreed), en configureer rekening-, betalings- en teamtoestemmingen. Advanced Manager biedt meer delegeerbare controlemogelijkheden.
Basic Manager (opgenomen in de daarvoor in aanmerking komende abonnementen) kan het volgende worden toegekend:
- Toegang tot alleen teamtransacties, of bedrijfsbrede toegang [Aanpasbaar]
- Klanten en klantfacturen beheren [Aanpasbaar]
- Kaarten aanmaken, verwijderen en bewerken, en kaartaanvragen beoordelen [Aanpasbaar]
- Overschrijvingen en terugbetalingen doen [Aanpasbaar]
- Leveranciers en leveranciersfacturen beheren [Aanpasbaar]
- Teamleden uitnodigen als Medewerker [Aanpasbaar]
Advanced Manager (vereist de add-on) heeft alle toestemmingen van Basic Manager, plus toegang tot extra toestemmingen:
- Geselecteerde rekeningsaldi en IBAN's bekijken, en rekeningoverzichten downloaden [Aanpasbaar]
- Boekhouding beheren [Aanpasbaar]
- Incassomachtigingen instellen en opschorten [Aanpasbaar]
- Cheques storten [Aanpasbaar]
☝️ Het verschil tussen de rollen zit in de omvang van de delegeerbare toestemmingen. Advanced Manager biedt inzicht in en controle over boekhouding, rekeningsaldi en IBAN's, incassomachtigingen en het storten van cheques — opties die eenvoudigweg niet beschikbaar zijn voor Basic Manager.
Wat is een goedkeuringsproces?
Een goedkeuringsproces is een gestructureerd proces waarmee uitgavenverzoeken worden beheerd, van het moment van indienen tot de uiteindelijke beslissing. Hiermee kun je vastleggen wie bepaalde soorten uitgaven moet beoordelen en goedkeuren — zoals overschrijvingen, leveranciersfacturen of terugbetalingsverzoeken — voordat deze worden uitgevoerd.
Je kunt meerdere processen aanmaken, afgestemd op verschillende teams, drempelbedragen of uitgaventypes. Elk proces bepaalt de goedkeurders, de volgorde van beoordeling en de voorwaarden die het activeren.
Om een extra beveiligingslaag toe te voegen boven op je goedkeuringsprocessen, kun je ook het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring inschakelen (zie de volgende sectie).
Voor instructies over de installatie, raadpleeg ons bijbehorende artikel.
Wat is het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring?
Het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring is een beveiligingsmaatregel die ervoor zorgt dat niemand een betaling zowel kan voorbereiden als uitvoeren — ook een Owner of Admin niet.
Het werkt samen met je goedkeuringsproces: terwijl het goedkeuringsproces zorgt voor de zakelijke validatie (het beoordelen en goedkeuren van een verzoek), zorgt het 4-ogenbeleid ervoor dat een tweede persoon altijd de uiteindelijke uitvoering van de betaling valideert. Degene die een betaling initieert of voorbereidt, kan deze nooit ook zelf uitvoeren.
Dit beleid geldt voor:
- Overschrijvingen
- Leveranciersfacturen
- Onkostendeclaraties
Voor instructies over de installatie, raadpleeg ons bijbehorende artikel: Hoe stel ik een 4-ogenbeleid in voor betalingen?
Wat gebeurt er als ik de add-on verwijder?
Het verwijderen van de add-on heeft geen invloed op je toegang tot de standaard Qonto-functies — je account blijft normaal werken.
Dit verandert er wanneer je de add-on verwijdert:
- Goedkeuringsprocessen worden gepauzeerd en teruggezet naar de standaardvorm
- Toestemmingen van Advanced Manager worden teruggezet naar het niveau van Basic Manager
- HRIS-integraties en regels voor ontbrekende bonnetjes worden gedeactiveerd
- [Voor de add-on Uitgavenbeheer Plus] Instellingen voor budgetbeheer worden niet meer toegepast op nieuwe transacties
Bij maandelijkse facturering kun je de add-on op elk moment verwijderen; je verliest de toegang aan het begin van je volgende factureringscyclus. Bij jaarlijkse facturering blijven de functies actief tot het einde van je factureringsperiode, zonder mogelijkheid tot tussentijdse terugbetaling.
Om je add-on te beheren, ga naar:
- 💻 Web: Instellingen > Facturering en facturen (onder Organisatie) en selecteer de add-on
- 📱 Mobiel: Menu > Instellingen > Tariefplan (onder Organisatie) en selecteer de add-on