De functie Onkostenvergoeding is standaard beschikbaar in het Smart-, Premium-, Essential-, Business- en Enterprise-abonnement.
Met Onkostenvergoeding kunnen teamleden een terugbetaling aanvragen voor zakelijke uitgaven die met persoonlijke middelen zijn betaald. Zodra het verzoek is goedgekeurd, ontvangt u een instantoverschrijving rechtstreeks op uw persoonlijke bankrekening.
Dit is toegankelijk via zowel 💻 web als 📱 mobiel. Verzoeken voor Onkostenvergoeding kunnen worden goedgekeurd door Owners, Admins en Managers met geactiveerde toestemming voor overschrijvingen.
Owners, Admins en Managers met toestemming voor overschrijvingen kunnen ook hun eigen verzoeken goedkeuren en terugbetalen.
Wat heb ik nodig om een verzoek voor Onkostenvergoeding in te dienen?
Zorg dat u het volgende gereed heeft voordat u het verzoek indient:
- Bonnetje van de uitgave — Digitale bonnetjes die naar Qonto worden geüpload, hebben dezelfde juridische waarde als het papieren exemplaar (bewijswaarde). Dit betekent dat uw organisatie het papieren bonnetje niet langer moet bewaren.
- Bedrag van de uitgave — Het bedrag en de btw worden automatisch ingevuld met behulp van OCR (Optical Character Recognition, tekstherkenning). U kunt het bedrag ook handmatig invoeren of aanpassen indien nodig.
- Beschrijving van de uitgave — Geef context over de uitgave voor uw Admin of Manager.
- Persoonlijke IBAN — Vereist om de terugbetaling te ontvangen. U kunt uw IBAN rechtstreeks toevoegen bij het indienen van het verzoek, of deze vooraf opslaan in uw persoonlijke profiel.
Hoe kan ik een verzoek voor Onkostenvergoeding indienen?
Op desktop
Selecteer de sectie Terugbetalingen aan de linkerkant
Klik op Een terugbetaling aanvragen
Selecteer Onkostenvergoeding
Upload het bonnetje: sleep het bestand naar het venster (drag & drop) of klik op de drag & drop-zone om het vanaf de computer te selecteren.
Vul het Bedrag van de uitgave in, voeg een Beschrijving toe voor de uitgave, en voeg uw IBAN toe als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd.
Op mobiel
Open de Qonto-app op uw toestel
Klik op Verzoeken, en klik vervolgens op Onkostenvergoeding
Upload het bonnetje: Maak een foto, Kies uit fotobibliotheek of Kies uit bestanden.
Vul het Bedrag van de uitgave in, voeg een Beschrijving toe voor de uitgave, en voeg uw IBAN toe als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd.
Hoe kan ik de status van mijn verzoek bekijken?
U kunt de status van uw verzoek bekijken in de sectie Verzoeken. Zodra een terugbetalingsverzoek is goedgekeurd, ontvangt u een instant terugbetalingsoverschrijving naar de geselecteerde IBAN. Wanneer een verzoek wordt afgewezen, ontvangt u een e-mail en melding met de reden die door onze Admin of Manager is opgegeven, door op het verzoek te klikken.