Zoeken

Hoe kan ik veilig het beheer van leveranciersfacturen delegeren aan mijn team?

  • Bijgewerkt

Beheerders en Rekeninghouders kunnen Managers toegang geven tot de sectie Leveranciersfacturen

Wanneer de machtiging voor Leveranciersfacturen is ingeschakeld, kan de Manager helpen bij het verzamelen, beoordelen en betalen van leveranciersfacturen (rechtstreeks of via een betalingsaanvraag). Als je organisatie een vierogenprincipe met dubbele goedkeuring heeft geconfigureerd, kan de persoon die een factuur voorbereidt niet dezelfde persoon zijn die de betaling uitvoert.

 

šŸ’” Voor meer informatie over het vierogenprincipe, raadpleeg onze speciale FAQ

Managers kunnen ook de machtiging Leveranciersfacturen uploaden en instellen krijgen om facturen voor het hele bedrijf te openen, te beoordelen en te beheren, en betalingsaanvragen van Medewerkers goed te keuren (wanneer ze ook overschrijvingsrechten hebben)

Let op: Alle Medewerkers hebben automatisch toegang om leveranciersfacturen te uploaden, details te bewerken van facturen die zij hebben geĆ¼pload en betalingsaanvragen ter goedkeuring in te dienen ā€” voor meer informatie over welke rol je aan je teamlid moet toewijzen, ga naar: Welke rol moet ik toewijzen aan mijn medewerker: Manager of Medewerker?

 

De managerrol is verdeeld in twee niveaus van machtigingen:

  • Basis Manager: beschikbaar voor alle Team-abonnementen (Essential, Business en Enterprise)
  • Geavanceerde Manager: beschikbaar via de add-on Teamuitgavenbeheer

šŸ’”Goed om te weten: Alle beoordeling- en goedkeuringsmachtigingen zijn uitsluitend onderdeel van de rol Geavanceerde Manager.

 

Wat kan een Manager met de machtiging voor Leveranciersfacturen doen

 

Op de webapp en mobiel

  • Facturen uploaden via Drive, slepen en neerzetten of bulkupload

  • Facturen bekijken, downloaden en verwijderen voor het hele bedrijf

  • Factuurgegevens bewerken die door Qonto zijn gescand (bijv. IBAN, leveranciersnaam) en ontbrekende gegevens toevoegen om de betaling voor te bereiden

  • Betalen via overschrijving voor alle facturen of tot hun maandelijkse of per-overschrijving limieten (die vooraf zijn ingesteld), tenzij het vierogenprincipe met dubbele goedkeuring actief is, in welk geval een andere persoon de betaling moet uitvoeren.

  • Betaling aanvragen voor facturen in euro rechtstreeks in de sectie Leveranciersfacturen, in geval van:

    • de Manager heeft geen overschrijvingsrechten
    • het bedrag van de factuur de maandelijkse of per-overschrijving limiet van de Manager overschrijdt
    • het vierogenprincipe met dubbele goedkeuring actief is, wat betekent dat de persoon die de factuur heeft voorbereid niet degene kan zijn die de betaling uitvoert ā€” een andere geautoriseerde persoon zal dit moeten doen

    De aanvraag wordt ter goedkeuring verzonden naar de Rekeninghouder, Beheerder of geautoriseerde Manager, die deze kan beoordelen vanuit zowel de sectie Leveranciersfacturen als de sectie Aanvragen.

Alleen op de webapp

  • Facturen markeren als betaald en koppelen aan een bestaande transactie

šŸ’”Ontdek meer over Leveranciersfacturen en de aanvraagestroom, klik hier.

 

Hoe geef ik Managers toegang tot Leveranciersfacturen?

  • Een nieuwe Manager uitnodigen

     

    Om een nieuwe Manager toe te voegen en hem/haar machtigingen voor Leveranciersfacturen te geven:

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Klik op de knop Een teamlid uitnodigen

    3. Selecteer Manager

    4. Selecteer de hele onderneming als scope van hun machtiging. Alleen Managers met machtiging op bedrijfsniveau kunnen toegang krijgen tot de sectie Leveranciersfacturen

    5. Kies hun onkostenmachtigingen

      • Schakel de machtiging "Leveranciersfacturen uploaden en instellen" in om hen facturen te laten verzamelen en bewerken en betalingen aan te vragen

      • Schakel "Overschrijvingen en vergoedingen uitvoeren / Overschrijvingen uitvoeren en goedkeuren, en onkosten inclusief kilometervergoeding vergoeden" in om hen leveranciersfacturen rechtstreeks te laten betalen.

        Let op: als je overschrijvingslimieten instelt, zijn boven die limieten de goedkeuring van een Beheerder, Rekeninghouder of een andere Manager vereist

         

  • Leveranciersfacturen activeren voor een bestaande Manager met machtigingen op bedrijfsniveau

     

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Selecteer de manager aan wie je deze machtiging wilt toewijzen

    3. Klik bij Onkostenmachtigingen op het potloodpictogram aan de rechterkant

      • Schakel de machtiging "Leveranciersfacturen uploaden en instellen" in om hen facturen te laten verzamelen en bewerken en betalingen aan te vragen

      • Schakel "Overschrijvingen en vergoedingen uitvoeren / Overschrijvingen uitvoeren en goedkeuren, en onkosten inclusief kilometervergoeding vergoeden" in om hen leveranciersfacturen rechtstreeks te laten betalen.

        Let op: als je overschrijvingslimieten instelt, zijn boven die limieten de goedkeuring van een Beheerder, Rekeninghouder of geautoriseerde Manager vereist

    4. Klik op bevestigen om deze machtigingen toe te passen

       

  • Leveranciersfacturen activeren voor een bestaande Manager met machtigingen op teamniveau

     

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Selecteer de manager aan wie je deze machtiging wilt toewijzen

    3. Als bij Scope Team wordt weergegeven, klik dan op het potloodpictogram aan de rechterkant om de scope van de Manager te wijzigen naar De hele onderneming.

    4. Klik bij Onkostenmachtigingen op het potloodpictogram aan de rechterkant

      • Schakel de machtiging "Leveranciersfacturen uploaden en instellen" in om hen facturen te laten verzamelen en bewerken en betalingen aan te vragen

      • Schakel "Overschrijvingen en vergoedingen uitvoeren / Overschrijvingen uitvoeren en goedkeuren, en onkosten inclusief kilometervergoeding vergoeden" in om hen leveranciersfacturen rechtstreeks te laten betalen. Let op: als je overschrijvingslimieten instelt, zijn boven die limieten de goedkeuring van een Beheerder, Rekeninghouder of geautoriseerde Manager vereist

    5. Klik op bevestigen om deze machtigingen toe te passen

 

Hoe trek ik de toegang tot Leveranciersfacturen in van een Manager?

  1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

  2. Selecteer de manager wiens machtigingen je wilt wijzigen

  3. Klik bij Onkostenmachtigingen op het potloodpictogram aan de rechterkant

  4. Schakel de machtiging "Leveranciersfacturen uploaden en instellen" uit om de toegang tot de sectie Leveranciersfacturen te verwijderen

  5. Klik op bevestigen om deze wijzigingen toe te passen