De functie Abonnementsbeheer van Qonto stroomlijnt je financiële activiteiten door het bijhouden van abonnementen te automatiseren, volledig overzicht te bieden over je actieve abonnementen, betere controle mogelijk te maken over abonnementsuitgaven van je team, en je cashflowbeheer te verbeteren door ongewenste verlengingen te voorkomen via proactieve meldingen en betalingsprognoses.
Het detecteert automatisch periodieke betalingen en toont deze in een speciaal dashboard, waardoor je volledig overzicht krijgt over actieve abonnementen, aankomende afschrijvingen en betaalmethoden.
De sectie Abonnementen is beschikbaar bij de abonnementen Premium, Essential, Business en Enterprise, op 💻 web en 📱 mobiel.
Owners en Admins hebben volledige toegang om alle abonnementen te bekijken en beheren. Managers kunnen het volledige dashboard bekijken, maar kunnen abonnementen alleen beheren als ze de toestemming "Kaarten aanmaken, verwijderen en bewerken" hebben, en zien de kaart die aan een abonnement is gekoppeld niet als deze toebehoort aan een team buiten hun bereik.
Hoe krijg ik toegang tot de sectie Abonnementen?
Zo kom je er, afhankelijk van het platform dat je gebruikt:
- 💻 Web: Ga naar Crediteurenbeheer > Abonnementen
- 📱 Mobiel: Open het Menu, en tik vervolgens op Abonnementen onder de sectie Facturen
Eenmaal binnen, vind je je volledige abonnementendashboard met alle gedetecteerde periodieke betalingen, hun details en beheeropties.
Welke informatie toont het dashboard Abonnementen?
Het dashboard Abonnementen geeft je een overzichtelijk beeld van alle periodieke betalingen die op je Qonto-account zijn gedetecteerd. Voor elk abonnement zie je:
Zowel kaartbetalingen als incasso's worden ondersteund. Dit geeft jou en je team één centraal overzicht van alle periodieke financiële verplichtingen, waardoor het makkelijker wordt om uitgaven te voorspellen en ongewenste afschrijvingen op te sporen.
- Naam van de leverancier: De handelaar of dienstverlener die aan het abonnement is gekoppeld
- Betalingsbedrag en frequentie: Hoeveel er wordt afgeschreven en hoe vaak (wekelijks, maandelijks, jaarlijks, enz.)
- Volgende betaaldatum: De eerstvolgende geplande afschrijvingsdatum
- Betaalmethode: Of het abonnement wordt betaald met een Qonto-kaart of via incasso
- Transactiegeschiedenis: Een volledig overzicht van eerdere betalingen voor dat abonnement
Hoe voeg ik abonnementen toe?
Abonnementen die aan je Qonto-account zijn gekoppeld, worden automatisch gedetecteerd na twee of drie betalingscycli. Als een periodieke betaling niet automatisch wordt gedetecteerd, kun je deze handmatig markeren:
- Ga naar Transacties
- Klik op de betreffende transactie
- Schakel Markeren als abonnementsbetaling in
- Bepaal de betalingsfrequentie
- Klik op Markeren als abonnement
Zodra het is toegevoegd, verschijnt het abonnement in je sectie Abonnementen, naast eventuele automatisch gedetecteerde abonnementen.
⚠️ Alleen betalingen die via je Qonto-account worden gedaan (kaart of incasso) kunnen worden bijgehouden. Abonnementen die worden betaald via een externe kaart of bankrekening verschijnen niet automatisch en moeten handmatig worden toegevoegd als de transactie zichtbaar is in Qonto.
Hoe annuleer of verwijder ik een abonnement?
Krijg toegang tot gedetailleerde informatie, waaronder betalingsgeschiedenis, betaalmethoden en aankomende afschrijvingen.
- Annuleren: Facturen Leveranciers Abonnementen Selecteer en gebruik Kaart blokkeren voor Qonto-kaartbetalingen of Incasso's beheren voor incasso's
- 💡 Let op: als je abonnement wordt betaald met een externe kaart (niet van Qonto), moet je de kaart rechtstreeks blokkeren bij je kaartaanbieder
- Verwijderen: Facturen Leveranciers Abonnementen Selecteer en klik op het prullenbak-icoon Klik op Abonnement verwijderen
- 💡 Let op: het verwijderen van een abonnement uit de lijst annuleert het abonnement niet.
Alleen Owners en Admins kunnen abonnementen annuleren of verwijderen.
Selecteer in de sectie Abonnementen het abonnement dat je wilt beheren. Afhankelijk van de betaalmethode heb je twee opties om toekomstige afschrijvingen te stoppen:
- Qonto-kaartbetalingen: Klik op Kaart blokkeren om verdere afschrijvingen op die kaart te voorkomen
- Incassobetalingen: Klik op Incasso's beheren om het incassomandaat te annuleren
☝️ Als je abonnement wordt betaald met een externe kaart (niet van Qonto), moet je deze rechtstreeks blokkeren of annuleren bij je kaartaanbieder; Qonto kan dit niet namens jou doen.
☝️ Managers zonder de toestemming "Kaarten aanmaken, verwijderen en bewerken" kunnen abonnementen bekijken, maar kunnen geen kaarten blokkeren of incasso's beheren.
Om een abonnement uit je lijst te verwijderen zonder het te annuleren:
- Selecteer het abonnement
- Klik op het prullenbak-icoon
- Bevestig door op Abonnement verwijderen te klikken.
☝️ Let op: het verwijderen van een abonnement uit de lijst annuleert niet de onderliggende betaling, het verwijdert het alleen uit je abonnementendashboard.
Hoe werken meldingen voor abonnementsbetalingen?
Qonto stuurt je elke vrijdag een wekelijkse e-mail, zodat je kunt anticiperen op aankomende abonnementsafschrijvingen. Elke melding omvat alle abonnementsbetalingen die worden verwacht tussen de daaropvolgende maandag (D+3) en zondag (D+10), zodat je altijd minstens een paar dagen van tevoren bericht hebt voordat een afschrijving plaatsvindt. De e-mail toont:
- De naam van de leverancier
- De geschatte betaaldatum
- Het verwachte bedrag
Als er geen abonnementen vervallen binnen die periode van 7 dagen, wordt er die week geen e-mail verzonden. Deze meldingen worden standaard verzonden naar de Owner en Admins van het account.
Waarom verschijnt mijn abonnement niet in het dashboard?
Als een periodieke betaling niet wordt weergegeven in je tabblad Abonnementen, zijn de meest voorkomende redenen:
- Nog niet genoeg betalingsgeschiedenis: Automatische detectie vereist 1 of 2 voltooide betalingscycli. Recent gestarte abonnementen verschijnen mogelijk niet meteen.
- Onregelmatige betalingsbedragen: Als het afgeschreven bedrag per cyclus verschilt, classificeert het systeem dit mogelijk niet als een periodiek abonnement.
- Classificatie als niet-periodiek: Eenmalige of onregelmatige betalingen worden mogelijk niet automatisch als abonnement gemarkeerd.
- Betaalmethode niet gekoppeld aan Qonto: Alleen transacties die via je Qonto-account worden verwerkt, zijn zichtbaar. Betalingen via externe kaarten of bankrekeningen worden niet gedetecteerd.
Als de betaling zichtbaar is in je Qonto-transactielijst, maar niet in het tabblad Abonnementen, gebruik dan het hierboven beschreven handmatige markeerproces om deze toe te voegen.