Overstappen naar een andere SEPA-incasso provider betekent niet dat u helemaal opnieuw hoeft te beginnen met uw klantmandaten. Met Qonto kunt u uw bestaande SEPA-klantmandaten in bulk importeren, zodat u zonder onderbreking betalingen kunt blijven innen.
Wanneer u uw mandaten overzet, werkt Qonto deze tijdens de eerste incasso automatisch bij met de vereiste nieuwe informatie — zoals uw SEPA-incassant-ID (SCI). Uw klanten hoeven geen nieuwe mandaten te ondertekenen, hoewel u eventuele lopende betalingsschema's handmatig opnieuw moet aanmaken in Qonto.
Deze functie is beschikbaar voor alle Qonto-gebruikers die SEPA-incasso op hun rekening hebben geactiveerd, toegankelijk via de 💻 web-app.
Wat moet ik weten voordat ik mijn mandaten importeer?
Zorg er voordat u met het importproces begint voor dat u beschikt over:
- Uw bestaande mandaatgegevens van uw vorige provider in een gestructureerd formaat. Als u dit bestand niet heeft, neem dan contact op met de klantenservice van uw vorige provider en vraag om een bestand om uw mandaten te migreren.
- Overeenstemming over de overstapdatum met uw vorige provider voor het moment waarop de mandaten worden overgedragen.
- Uw nieuwe SEPA-incassant-ID (SCI) van Qonto (te vinden in uw instellingen voor Incasso).
☝️ Belangrijk: Lopende betalingsschema's of abonnementen worden niet automatisch overgezet. U moet deze na het importeren van uw mandaten handmatig opnieuw aanmaken in Qonto, maar uw klanten hoeven geen nieuwe mandaten te ondertekenen.
⚠️ Migratie-opmerking: Bij migratie van een andere provider worden de mandaatmigratie en de SCI-wijziging effectief nadat u uw eerste incasso met het gemigreerde mandaat op Qonto heeft aangemaakt.
Hoe informeer ik mijn klanten over de verandering van provider?
De regels voor SEPA-incasso vereisen dat u klanten op de hoogte stelt voordat u van provider wisselt.
Uw communicatie moet het volgende bevatten:
- De naam van uw nieuwe provider (Qonto)
- Eventuele updates aan hun mandaatreferentie
- Zowel uw oude als uw nieuwe SEPA-incassant-ID
- De effectieve datum van de overgang
Gebruik uw gebruikelijke communicatiekanalen (e-mail, nieuwsbrieven, post) om klanten te bereiken. Hier is een sjabloon dat u kunt aanpassen:
Beste [Customer_name],
Langs deze weg laten wij u weten dat [merchant_name] SEPA-incasso's voortaan via Qonto zal verwerken.
Uw bestaande mandaat blijft geldig en er is geen actie van uw kant vereist.
Vanaf [effective_date] zullen uw toekomstige afschrijvingen verschijnen met:
- Naam incassant: [merchant_name]
- Incassant-ID (SCI): [new_creditor_identifier]
- Mandaatreferentie: [mandate_reference]
Uw rechten met betrekking tot SEPA-incasso blijven ongewijzigd.
Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met [merchant_name] via [support_email].
Hoe bereid ik mijn CSV-bestand voor op import?
Download het CSV-sjabloon direct vanuit uw Qonto-app:
- Ga naar Zakelijke rekening > Inkomende incasso
- Klik op Klantmandaten beheren
- Selecteer Importeren en download het sjabloon
Uw CSV-bestand moet aan deze vereisten voldoen:
- Bestandsformaat: Geldig CSV-bestand, UTF-8 gecodeerd, met alle vereiste kolomkoppen.
- Bestandsgrootte: Maximaal 15MB.
- Datakwaliteit: Geen dubbele klanten (dezelfde naam en e-mail) of dubbele mandaatreferenties.
- Klanttype: Elke rij moet ofwel een particulier ofwel een bedrijf vertegenwoordigen, niet beide.
☝️ Belangrijk: Het uploaden van dit bestand zal klanten en mandaten aanmaken. Als u al bestaande klanten heeft, zorg er dan voor dat u dezelfde namen en e-mailadressen gebruikt om duplicaten te voorkomen.
Welke informatie is vereist voor elk mandaat?
Elk mandaat in uw CSV moet specifieke klant- en mandaatinformatie bevatten.
Voor particuliere klanten:
- first_name en last_name — verplicht
- company_name — moet leeg zijn
- email — verplicht, geldig formaat, max. 256 tekens
- country_code — verplicht, 2 hoofdletters (bijv. FR, DE, ES, IT), moet een SEPA-land zijn
- city — verplicht, max. 35 tekens
- locale — verplicht, 2 kleine letters (bijv. fr, de, en, es, pt, it, nl)
- iban — verplicht, moet de IBAN-validatie doorstaan
Voor zakelijke klanten:
- company_name — verplicht
- first_name en last_name — moeten leeg zijn
- Alle andere velden volgen dezelfde vereisten als bij particuliere klanten
Mandaatgegevens:
- signature_date — verplicht, geaccepteerde formaten: JJJJ-MM-DD of DD/MM/JJJJ, moet een geldige datum in het verleden zijn
- unique_mandate_reference — verplicht, max. 35 tekens, moet uniek zijn in uw bestand en Qonto-account
- creditor_identifier — verplicht, moet voldoen aan het SEPA-incassant-ID formaat
⚠️ Als u de SCI wijzigt (migratie van een andere provider): Gebruik de creditor_identifier van uw vorige provider in dit veld, evenals de originele mandate.creditor_name. De migratie naar uw nieuwe Qonto-SCI wordt automatisch verwerkt tijdens de eerste incasso.
Wat gebeurt er als mijn bestand fouten bevat?
Na het uploaden van uw CSV-bestand valideert Qonto alle gegevens en wordt de import verwerkt.
Als uw bestand fouten bevat, ontvangt u een e-mail met een CSV-lijst van de gevonden problemen. Alle succesvol geïmporteerde mandaten verschijnen onmiddellijk in de sectie Klantmandaten.
Foutcodes en uitleg:
-
csv_header_read: De CSV-kop kon niet worden gelezen. Zorg ervoor dat u het officiële sjabloon gebruikt en dat het bestand een geldig UTF-8 CSV-bestand is. -
csv_row_malformed: Een rij is onjuist geformatteerd of bevat ongeldige tekens. Controleer op ontbrekende aanhalingstekens, extra komma's of niet-ondersteunde tekens. -
csv_invalid_columns: De rij bevat niet het verwachte aantal kolommen. Zorg ervoor dat alle vereiste kolommen aanwezig zijn en correct zijn geordend. -
invalid_email_format: E-mailformaat is ongeldig (voorbeeld: naam@voorbeeld.nl). -
invalid_country_code: Landcode moet bestaan uit 2 letters (bijv. FR, DE, ES). -
invalid_locale: Locale moet een 2-letterige code zijn (bijv. FR, DE, EN, NL). -
city_too_long: De stad is langer dan de maximale lengte van 35 tekens. -
umr_too_long: Unieke mandaatreferentie (UMR) is langer dan 35 tekens. -
invalid_creditor_id: Incassant-ID voldoet niet aan het SEPA-incassant-ID formaat. -
missing_client_name: Klantnaam is verplicht (ofwel voornaam/achternaam of bedrijfsnaam). -
both_individual_and_company: Een klant kan niet tegelijkertijd een particulier en een bedrijf zijn. Vul ofwel de persoonlijke namen of de bedrijfsnaam in, niet beide. -
invalid_iban: IBAN-formaat is ongeldig. -
country_not_sepa: De landcode maakt geen deel uit van de SEPA-zone. -
sdd_not_enabled: De IBAN ondersteunt geen SEPA-incasso (SDD). -
invalid_date: Handtekeningdatum is geen geldige datum. -
future_date: Handtekeningdatum kan niet in de toekomst liggen. -
duplicate_umr: De unieke mandaatreferentie bestaat al in uw Qonto-account. -
client_creation_failed: De klant kon niet worden aangemaakt. Controleer de klantgegevens en probeer het opnieuw. -
internal_error: Er is een interne fout opgetreden tijdens het verwerken van de rij. Neem contact op met de klantenservice als het probleem aanhoudt.
Om fouten te herstellen:
- Download het CSV-foutrapport uit de e-mail.
- Corrigeer de problemen in uw originele bestand.
- Upload het gecorrigeerde bestand opnieuw.
Uw succesvol geïmporteerde mandaten zijn al actief — u hoeft alleen de rijen die fouten bevatten opnieuw te uploaden.
Als u hulp nodig heeft tijdens het importproces, staat ons supportteam klaar om u te helpen: support@qonto.com.