Geschiktheidscriteria voor een geldige factuur
Geldige facturen zijn leesbare documenten waarvan een goede beeldkwaliteit kan worden geproduceerd. De factuurdatum, het bedrag, de naam en het identificatienummer van de leverancier moeten ook worden vermeld.
💡Let op: als de activiteit van je leverancier is gevestigd in Frankrijk, Duitsland of Nederland, worden proformafacturen ook geaccepteerd.
1. Factuurdatum
De factuur moet in de afgelopen 60 dagen zijn uitgegeven.
2. Vervaldatum
De vervaldatum is niet verplicht om de factuur geldig te laten zijn. Indien gedetecteerd op de factuur, mag deze niet ouder zijn dan 20 kalenderdagen vóór de betalen in termijnen overboeking.
Voor de factuur- en vervaldatums wordt het formaat DD/MM/JJJJ het beste gedetecteerd.
3. Naam van de leverancier
Als de naam van de leverancier niet wordt gedetecteerd, kan dit komen doordat deze in een logo is verwerkt. Om detectie te garanderen, kun je je leverancier vragen de naam tekstueel op de factuur te vermelden.
4. KVK-nummer/RSIN of btw-nummer van de leverancier
De factuur moet ten minste één van deze identificatienummers bevatten: het KVK-nummer, het RSIN of het btw-nummer van de leverancier. Deze nummers mogen niet alleen in de voettekst van de factuur staan.
5. Totaalbedrag inclusief btw
Het factuurbedrag moet duidelijk zichtbaar zijn en moet minimaal €150 zijn. Het maximale bedrag hangt af van je beschikbare krediet, met een maximum van €50.000.
6. Bestandsformaat
We raden aan om een PDF-bestand te importeren (in plaats van een foto of een PNG/JPG). Als je een PNG- of JPG-bestand importeert, zorg er dan voor dat de informatie niet wazig is. Je bestand moet kleiner zijn dan 15 MB.
☝️ Goed om te weten: Handgeschreven facturen kunnen worden afgewezen omdat het algoritme meer moeite heeft met het detecteren van de gegevens.
Redenen voor afwijzing
Zelfs wanneer je in aanmerking komt voor een financieringsaanbod, voeren we aanvullende controles uit die ertoe kunnen leiden dat we sommige betalingen afwijzen.
Dit kan gebeuren als de factuur niet conform is of als de financiering niet conform is (Titel 4 - Bepalingen van toepassing op het krediet-aanbod Qonto Legal Center). Voor facturen zonder btw moet de reden voor de belastingvrijstelling verplicht op de factuur worden vermeld.
Hier zijn specifieke voorbeelden waarbij een factuur kan worden geweigerd*:
| Algemene redenen voor afwijzing | Details |
| Verschil in Begunstigde | Er is een discrepantie tussen de aangevraagde overboeking en de factuur |
Datum (factuur / verval) |
- De factuur is meer dan 60 dagen geleden uitgegeven - De vervaldatum van de factuur mag niet meer dan 10 kalenderdagen vóór het indienen van de financieringsaanvraag liggen |
Documenttype niet geaccepteerd (geen factuur) |
- (alleen voor - (alleen voor 🇮🇹🇪🇸) → Het document is geen factuur (proforma niet ondersteund) |
Document niet conform (ontbrekende info) |
- Essentiële informatie ontbreekt (KvK-nummer, btw-tarief,…) - Beschrijving van het te financieren item is te vaag (bijv. "dienstverlening") |
Reden voor belastingvrijstelling niet vermeld |
Als 0% btw op de factuur staat, moet de reden voor de belastingvrijstelling verplicht worden aangegeven. Voorbeeld voor kleine ondernemers: "In overeenstemming met §19 lid 1 UStG bevat het factuurbedrag geen omzetbelasting." Andere veelvoorkomende gevallen:
|
Italiaanse leverancier (geen e-factuur) |
- Formaat van het bewijsstuk wordt niet geaccepteerd in Italië. 💡 Vraag je leverancier om de officiële elektronische factuur te downloaden via de Cassetto Fiscale op de website van de Agenzia delle Entrate. |
Mismatch (discrepantie factuur / bedrag / activiteit) |
- Financiering van goederen of diensten die niet direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsactiviteit of niet gekoppeld zijn aan de behoeften van je bedrijf - Bedrag van de overboeking komt niet overeen met het factuurbedrag - De betalingsmethode mag niet contant zijn |
Niet-geautoriseerde financiering |
- Betaling van salarissen van werknemers of enige andere vorm van interne vergoeding - Betaling van belastingen of boetes van welke aard dan ook (verbeurdverklaringen, sancties, gerechtelijke uitspraken, etc.) - Terugbetaling van andere financieringsdiensten (leningen, kredieten, maandelijkse aflossingen, etc.) - Betaling van huur voor kantoor- of commercieel vastgoed |
| Interne Overboeking |
- Zelffinanciering - Een ander bedrijf waarvan jij de eigenaar bent - Een ander bedrijf met dezelfde uiteindelijke belanghebbende als jouw bedrijf - Aan een naaste of familielid |
*niet-uitputtende lijst
Overboeking herhaaldelijk geweigerd
In het geval dat een overboeking meerdere keren wordt geweigerd, hebben we de optie om de functie op je account uit te schakelen. Daarom raden we je aan dit artikel zorgvuldig te bewaren om deze functie correct te gebruiken.