Zoeken

Hoe kan ik veilig het beheer van leveranciersfacturen naar mijn team delegeren?

  • Bijgewerkt

In dit artikel

Wat kan een Manager met leveranciersfacturen toestemmingen doen?

Hoe geef ik managers toegang tot leveranciersfacturen?

Hoe trek ik de toegang tot leveranciersfacturen in van een Manager?

 

Admins en Rekeninghouders kunnen toegang geven tot de sectie Leveranciers Facturen aan Managers.

Wanneer de toestemming voor Leveranciers Facturen is ingeschakeld, kan de Manager helpen met het verzamelen, beoordelen en betalen van leveranciersfacturen (ofwel direct of door een betaling aan te vragen). Als je organisatie een 4‑ogenbeleid met dubbele goedkeuring heeft ingesteld, kan de persoon die een factuur opstelt niet dezelfde persoon zijn als degene die de betaling uitvoert.

💡 Voor meer informatie over het 4‑ogenbeleid, bekijk onze speciale FAQ

Managers kunnen ook de machtiging Leveranciersfacturen uploaden en configureren krijgen om facturen bedrijfsbreed te bekijken en te beheren, en om betalingsverzoeken van Medewerkers goed te keuren (mits zij ook over overboekingsrechten beschikken).

Opmerking: Alle Medewerkers hebben automatisch toegang om leveranciersfacturen te uploaden, gegevens te wijzigen van facturen die zij zelf hebben geüpload en betalingsverzoeken ter goedkeuring aan te maken. Voor meer informatie over welke rol je aan je teamlid moet toewijzen, ga naar: Welke rol moet ik toewijzen aan mijn werknemer: Manager of Medewerker?

De manager rol is verdeeld in twee niveaus van toestemmingen:

  • Basic Manager: beschikbaar met alle Team-plannen (Essential, Business en Enterprise)
  • Advanced Manager: beschikbaar via add-ons Account Payable and Expense & Spend Management

💡Goed om te weten: Alle beoordelings- en goedkeuringstoestemmingen maken alleen deel uit van de Advanced Manager-rol.

 

Wat kan een Manager met leveranciersfacturen toestemmingen doen?

Web- en mobiele app:

  • Facturen uploaden met Drive, drag-and-drop, of bulk upload

  • Facturen bekijken, downloaden en verwijderen van het hele bedrijf

  • Factuurinformatie bewerken gescand door Qonto (bijvoorbeeld IBAN, Leveranciersnaam) en ontbrekende details toevoegen om de betaling voor te bereiden

  • Betalen per overschrijving van alle facturen of tot hun maandelijkse of per-overschrijving limieten (die van tevoren zijn ingesteld), tenzij het 4‑ogenbeleid met dubbele goedkeuring actief is. In dat geval moet een andere persoon de betaling uitvoeren.

  • Betaling aanvragen voor facturen in euro direct in de sectie Leveranciers Facturen, in geval:

    • de Manager geen toestemming heeft voor overschrijving

    • het bedrag van de factuur de maandelijkse of per-overschrijving limiet van de Manager overschrijdt

    • het 4‑ogenbeleid met dubbele goedkeuring is actief, wat betekent dat de persoon die de factuur heeft opgesteld niet dezelfde persoon kan zijn als degene die de betaling uitvoert — een andere bevoegde persoon moet dit doen

    De aanvraag wordt ter goedkeuring naar de Eigenaar, Admin, of geautoriseerde Manager gestuurd die het zowel vanuit de sectie Leveranciersfacturen als de sectie Aanvragen kan beoordelen.
     

Alleen web app:

  • Facturen markeren als betaald en matchen met een bestaande transactie

💡Meer ontdekken over Leveranciersfacturen en hun aanvraagproces? Klik hier.

 

Hoe geef ik managers toegang tot leveranciersfacturen?

  • Nodig een nieuwe manager uit

    Om een nieuwe manager toe te voegen en hen leveranciersfacturen toestemmingen te geven:

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Klik op de knop Invite a team member

    3. Selecteer Manager

    4. Selecteer Het hele bedrijf als de reikwijdte van hun toestemming. Alleen managers met toestemming op bedrijfsniveau kunnen toegang krijgen tot de sectie Leveranciers facturen

    5. Kies hun uitgavetoestemming

      • Schakel de toestemming Leveranciersfacturen uploaden en instellen in om hen leveranciersfacturen te laten verzamelen en bewerken, en hun betalingen aan te vragen

  • Schakel Overboekingen en terugbetalingen uitvoeren, Overboekingen uitvoeren en goedkeuren, en Onkosten vergoeden inclusief kilometervergoeding in om hen leveranciersfacturen direct te laten betalen.

  • Let op dat als u overschrijvingslimieten instelt, boven dergelijke limieten overschrijvingen goedkeuring van de Admin, Rekeninghouder of een andere Manager vereisen

     

  • Activeer Leveranciersfacturen voor een bestaande Manager met de hele bedrijven reikwijdte toestemmingen

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Selecteer de manager waarvoor u deze toestemming wilt toepassen

    3. In uitgavetoestemming klik op het potloodpictogram aan de rechterkant

      • Schakel de toestemming Leveranciersfacturen uploaden en instellen in om hen leveranciersfacturen te laten verzamelen en bewerken, en hun betalingen aan te vragen

      • Schakel Overboekingen en terugbetalingen uitvoeren, Overboekingen uitvoeren en goedkeuren, en Onkosten vergoeden inclusief kilometervergoeding in om hen leveranciersfacturen direct te laten betalen.

        Merk op dat als u overschrijvingslimieten instelt, boven dergelijke limieten overschrijvingen goedkeuring van de Admin, Rekeninghouder of een geautoriseerde Manager vereisen

    4. Klik op Bevestigen om deze toestemmingen toe te passen

       

  • Activeer Leveranciersfacturen voor een bestaande Manager met Team reikwijdte toestemmingen

     

    1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

    2. Selecteer de manager waarvoor u deze toestemming wilt toepassen

    3. In Scope, als Team is vermeld, klik op het potloodpictogram aan de rechterkant om de reikwijdte van de Manager te wijzigen naar Het hele bedrijf.

    4. In uitgavetoestemming klik op het potloodpictogram aan de rechterkant

      • Schakel Leveranciersfacturen uploaden en instellen in om hen leveranciersfacturen te laten verzamelen en bewerken, en hun betalingen aan te vragen

      • Schakel Overboekingen en terugbetalingen uitvoeren, Overboekingen uitvoeren en goedkeuren, en Onkosten vergoeden inclusief kilometervergoeding in om hen leveranciersfacturen direct te laten betalen. Merk op dat als u overschrijvingslimieten instelt, boven dergelijke limieten overschrijvingen goedkeuring van de Admin, Rekeninghouder of een geautoriseerde Manager vereisen

    5. Klik op Bevestigen om deze toestemmingen toe te passen

Hoe trek ik de toegang tot leveranciersfacturen in van een Manager?

  1. Klik in de navigatiebalk linksonder op Teamuitgaven > Teamleden Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang

  2. Selecteer de manager wiens toestemmingen u wilt wijzigen

  3. In uitgavetoestemming klik op het potloodpictogram aan de rechterkant

  4. Schakel de toestemming Leveranciersfacturen uploaden en instellen uit om toegang tot de sectie Leveranciersfacturen te verwijderen

  5. Klik op Bevestigen om deze wijzigingen toe te passen

Gerelateerd aan