Hoe stel ik een terugkerende factuur in?

U kunt nu eenvoudig automatische terugkerende facturen voor uw klanten instellen en aanmaken met een specifieke frequentie (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks of aangepaste frequentie) direct vanuit uw Qonto-account om uw facturatieproces efficiënter en minder tijdrovend te maken.

Let op: Gebruikers op mobiele apparaten kunnen de informatieve melding zien: 'Deze factuur is automatisch aangemaakt als onderdeel van een terugkerende factuur.'

Uw terugkerende factuur instellen

U kunt deze functie bereiken via Facturen > Klanten > Terugkerende facturen. Bij het instellen van een terugkerende factuur moet u het volgende selecteren:

• Startdatum: dit geeft het begin van de herhaling aan (d.w.z. wanneer de eerste factuur wordt aangemaakt).
• Einddatum: dit geeft het einde van de herhaling aan (optioneel). Als u geen einddatum selecteert, blijven facturen voor onbepaalde tijd aangemaakt worden totdat u besluit de terugkerende factuur op te schorten of te annuleren.
• Frequentie: dit geeft aan hoe vaak facturen worden aangemaakt (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks of met een aangepaste frequentie).
• Betalingsvoorwaarden: dit geeft de vervaldatum van elke aangemaakte factuur aan. Als de betalingsvoorwaarden bijvoorbeeld 15 dagen zijn, moet elke factuur binnen 15 dagen na de uitgiftedatum worden betaald.
• E-mailgegevens: hier kunt u het e-mailadres van de ontvanger (of adressen) en het e-mailonderwerp en bericht invoeren dat wordt gebruikt wanneer elke factuur automatisch wordt verzonden.
• Klant en producten en diensten blijven ongewijzigd ten opzichte van normale eenmalige facturen
  ⚠️ Automatisch aangemaakte facturen hebben allemaal hetzelfde bedrag, maar de terugkerende factuur kan tijdens de facturatieperiode worden bewerkt.
• Betalingsgegevens: net als bij eenmalige klantfacturen kunt u de rekening specificeren waarop u de betaling wilt ontvangen. Daarnaast kunt u, als u in aanmerking komt voor automatische incasso, de optie inschakelen om uw klant automatisch te debiteren. Meer informatie over geschiktheid.
  

💡 Hoe automatische incasso werkt bij terugkerende facturen

1. Nadat u een terugkerende factuur heeft ingesteld, moet u in de volgende stap uw terugkerende automatische incasso instellen. Om u tijd te besparen, vullen we het bedrag, de eerste incassovervaldatum en de frequentie automatisch in op basis van uw terugkerende factuurgegevens.
2. Voer een transactiereferentie in.
3. Wijs vervolgens een mandaat toe aan de automatische incasso:
   - Als uw klant een of meer actieve mandaten heeft, vindt u deze in het dropdown menu. Anders kunt u ervoor kiezen om een nieuwe aan te maken. Houd er rekening mee dat we uw klant pas beginnen te debiteren nadat zij het mandaat hebben ondertekend.
   - Als uw klant geen actieve mandaten heeft, maken we er een aan en vragen we deze voor u aan.
4. Klik ten slotte op Bevestigen, en uw terugkerende automatische incasso wordt ingesteld.

De individuele facturen die zijn aangemaakt vanuit een terugkerende factuur worden samen met normale eenmalige facturen vermeld (sectie Klantfacturen). Ze worden geïdentificeerd met een informatieve opmerking: 'Deze factuur is automatisch aangemaakt als onderdeel van een terugkerende factuur.'

Let op: U heeft ook de mogelijkheid om uw terugkerende facturen als concepten te genereren, waardoor u elke factuur kunt beoordelen en aanpassen voordat u deze verstuurt. Zodra u tevreden bent met de details, kunt u hun status handmatig wijzigen naar 'Te betalen' en ze naar uw klanten sturen. U vindt ze samen met uw eenmalige facturen in uw sectie Klantfacturen.

Deze optie is vooral handig als u elke terugkerende factuur wilt controleren of bepaalde elementen wilt aanpassen voordat u deze verstuurt.

Wat zijn de verschillende statussen van terugkerende facturen en welke acties kan ik ondernemen?

Terugkerende facturen hebben 5 statussen:

• Actief → dit is een terugkerende factuur die momenteel loopt
• Opgeschort → dit is een terugkerende factuur die is gepauzeerd
• Gepland → dit is een terugkerende factuur met een startdatum in de toekomst
• Voltooid → dit is een terugkerende factuur die is beëindigd
• Geannuleerd → dit is een terugkerende factuur die is geannuleerd

U kunt alleen bepaalde acties uitvoeren als de terugkerende factuur de status Actief, Opgeschort of Gepland heeft:

• Bewerken → U kunt terugkerende facturen met de status Actief, Opgeschort of Gepland bewerken.
• Opschorten → U kunt Actieve terugkerende facturen opschorten. Er worden geen facturen aangemaakt terwijl een terugkerende factuur is opgeschort. Op de einddatum zal de terugkerende factuur naar Voltooid gaan.
• Opnieuw activeren → U kunt Opgeschorte terugkerende facturen opnieuw activeren. Door een terugkerende factuur opnieuw te activeren, hervatten we het aanmaken van facturen.
• Annuleren → U kunt terugkerende facturen met de status Actief, Opgeschort en Gepland annuleren. Door een terugkerende factuur te annuleren, stoppen we met het aanmaken van facturen.
• U kunt ook alle facturen bekijken die zijn aangemaakt vanuit een terugkerende factuur en hun status (Betaald, Te betalen, Geannuleerd) door op de tabelrij te klikken en het rechterzijpaneel te openen.

Waar moet ik rekening mee houden bij het beheren van mijn terugkerende facturen?

⚠️ Belangrijk: Als u een terugkerende factuur moet pauzeren, moet u deze annuleren of opschorten op de dag voordat de volgende factuur wordt uitgegeven. Hiermee voorkomt u dat u deze handmatig moet annuleren.

• U kunt de startdatum of frequentie van een Actieve of Opgeschorte terugkerende factuur niet bewerken.
• Als u een klant verwijdert die wordt gebruikt op een Actieve, Opgeschorte of Geplande terugkerende factuur, markeren we deze terugkerende factuur als Geannuleerd.
• Als de rekening van uw bedrijf wordt gesloten, worden alle Actieve, Opgeschorte of Geplande terugkerende facturen gemarkeerd als Geannuleerd.
• Voor terugkerende facturen passen we automatische nummering toe. Dit betekent dat, als u een terugkerende factuur heeft die Actief, Opgeschort of Gepland is, u niet kunt schakelen tussen automatische nummering en handmatige nummering wanneer u eenmalige facturen of offertes wilt aanmaken. Als u geen terugkerende facturen heeft of alle terugkerende facturen Voltooid of Geannuleerd zijn, kunt u weer schakelen tussen de twee nummeringsmodi.