Je facturatie migreren naar Qonto is nu makkelijker dan ooit! Of je nu je klanten, producten en diensten, of eerdere facturen wilt importeren, we hebben oplossingen ontwikkeld om de overstap soepel te laten verlopen.
Deze handleiding legt uit hoe je je gegevens handmatig of automatisch kunt importeren in Qonto. Dit is beschikbaar voor alle abonnementen, vanaf de webversie 🖥️ van je Qonto-applicatie.
Hoe werkt het importproces?
Eerdere facturen
Je kunt je eerdere facturen op de volgende manieren importeren:
- Ze rechtstreeks importeren in de sectie Klantfacturen als PDF-, PNG- of JPEG-bestanden, of:
- Een facturatie-integratie koppelen voor het automatisch importeren van je laatste 50 klantfacturen.
- De Operator (Qonto's ingebouwde AI-assistent) gebruiken voor een begeleide import in de app, of je eigen AI-agent koppelen, zoals Claude, via Qonto MCP voor een moeiteloze migratie.
💡 Als je al e-facturen uitgeeft, accepteert Qonto ook de ZUGFeRD- en XRechnung-indelingen bij het importeren van je eerdere facturen.
Klanten
Je kunt je klantenlijst op de volgende manieren importeren:
- Een bestand uploaden in CSV-, XLSX- of XLS-indeling (tot 5 MB) via de Klantenlijst sectie, of
- Een facturatie-integratie koppelen voor geautomatiseerde import. Dit is een eenmalige migratie, geen synchronisatie. Je kunt de migratie meerdere keren uitvoeren, maar het is geen realtime synchronisatie.
💡 Wanneer je facturen handmatig importeert, herkent Qonto ook de klanten die erin worden genoemd en stelt voor om ze toe te voegen de volgende keer dat je een factuur aanmaakt. Het is dus mogelijk dat je die klanten niet apart hoeft te importeren.
Producten en diensten
Op dit moment kunnen deze alleen worden geïmporteerd door een bestand te uploaden in CSV-, XLSX- of XLS-indeling (tot 5 MB) via de Producten en diensten sectie.
⚠️ Let op: Voor zowel de import van je klanten als producten/diensten stu ren we je een e-mail met bevestiging of de import volledig of deels succesvol was, met details over eventuele rijen of gegevens die niet konden worden geïmporteerd.
Hoe importeer je je gegevens?
Eerdere klantfacturen importeren
Optie 1: Handmatig
- Klik op Items importeren rechtsboven op de pagina Klantfacturen in je sectie Facturen, of sleep het bestand naar de pagina.
- Upload je bestand (PDF-, PNG- of JPEG-bestanden).
- Qonto controleert je bestand automatisch aan de hand van je bestaande transacties. Als we een overeenkomende betaling vinden, wordt de factuurstatus voor je bijgewerkt. Als we een klant in je bestand herkennen, stellen we ook voor om deze met één klik toe te voegen aan je klantenlijst de volgende keer dat je een factuur aanmaakt.
Optie 2: Integratie met facturatietools
Vanuit de sectie Klantfacturen:
- Klik op de knop Integraties en tools activeren 🔌
- Klik op Klanten en klantfacturen importeren
-
Blader en selecteer de integratie die je gebruikt uit de lijst met ondersteunde tools: Chargebee, Evoliz (Sync), Sellsy, Zoho Inoice (Migrate).
💡 Qonto werkt voortdurend aan het toevoegen van meer integraties. Staat jouw tool er niet bij? Laat het ons weten in de sectie Integraties en partnerships van je app!
- Voer je inloggegevens voor de integratietool in om de verbinding tot stand te brengen.
- Beheer geïmporteerde klanten en facturen.
Let op: dit is een eenmalige migratie, geen synchronisatie. Je kunt de migratie meerdere keren uitvoeren, maar het is geen realtime synchronisatie (dit is alleen onderdeel van de AR-add-on).
Optie 3: Een AI-assistent gebruiken
Wil je dat AI het voor je regelt? Je hebt twee opties:
- De Operator, Qonto's ingebouwde AI-assistent. Open een gesprek rechtstreeks in je Qonto-app en vertel wat je nodig hebt. Geen installatie nodig, en het begeleidt je stap voor stap door de migratie.
- Je eigen AI-agent, via Qonto MCP. MCP (Model Context Protocol) is een manier om een AI-assistent, zoals Claude, veilig te koppelen aan je Qonto-account. Zodra de koppeling actief is, kun je de migratie rechtstreeks vanuit je AI-agent van keuze uitvoeren: beschrijf gewoon in gewone taal wat je wilt (bijvoorbeeld "importeer deze klanten uit dit bestand"), en de rest wordt automatisch geregeld.
Klanten importeren
Optie 1: Bestand uploaden
- Klik op Klanten importeren rechtsboven op de pagina in je sectie Facturen.
- Kies Via bestand uploaden en sleep je bestand in CSV-, XLSX- of XLS-indeling (tot 5 MB) naar het aangegeven vak, of selecteer het vanaf je computer.
- Zorg dat je bestand een kolom bevat met bedrijfsnamen of voor- en achternamen van je klanten. Dit is verplicht. 💡 Pro tip: Controleer je gegevens goed voordat je ze uploadt, om lege rijen of verkeerd gekoppelde kolommen te voorkomen.
- Controleer en koppel de kolommen uit je bestand aan de velden van Qonto met de beschikbare dropdownmenu's. Ondersteunde velden zijn onder andere:
- Bedrijfsnaam
- Voornaam, achternaam
- E-mailadres
- Adres
- Bevestig de import. Als bepaalde rijen niet kunnen worden geïmporteerd door ontbrekende gegevens, laten we dit weten via e-mail.
Optie 2: Integratie met facturatietools
Vanuit de sectie Klantenlijst:
- Klik op Klanten importeren > Via integratie en selecteer een ondersteunde tool uit de lijst: Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice.
💡 Qonto werkt voortdurend aan het toevoegen van meer integraties. Staat jouw tool er niet bij? Laat het ons weten in de sectie Integraties en partnerships van je app! - Volg het koppelingsproces en autoriseer de integratie.
- Zodra de koppeling actief is, wordt je klantenlijst automatisch gesynchroniseerd.
Let op: dit is een eenmalige migratie, geen synchronisatie. Je kunt de migratie meerdere keren uitvoeren, maar het is geen realtime synchronisatie (dit is alleen onderdeel van de AR-add-on).
Producten en diensten importeren
- Klik op Items importeren rechtsboven op de pagina in je sectie Facturen.
- Upload je bestand (CSV-, XLSX- of XLS-indeling, max. 5 MB).
- Controleer of het bestand een kolom bevat met de naam van elk item (verplicht).
- Koppel de kolommen in je bestand aan de velden van Qonto, zoals:
- Itemnaam
- Omschrijving
- Stuksprijs
- Bevestig de import. Rijen met ontbrekende gegevens (bijvoorbeeld itemnamen) worden niet geïmporteerd, en we laten je dit weten via e-mail.
Wat als mijn import slechts deels succesvol is?
Je ontvangt een e-mail met details over de rijen of velden die niet konden worden geïmporteerd. Je kunt het bestand corrigeren en de ontbrekende gegevens opnieuw importeren.
Hoe kan ik gegevens importeren vanuit mijn huidige tool?
Je kunt een csv-, xlsx- of xls-bestand exporteren vanuit je tool of via de ondersteunde integraties. Staat je huidige facturatietool er niet bij? Dan kun je je facturen handmatig exporteren als bestand en uploaden naar Qonto. Je kunt ook de Operator of je eigen AI-agent via Qonto MCP gebruiken om de import direct voor je te regelen, zonder dat je hier een exportbestand voor nodig hebt.
Waarom kan ik facturen niet automatisch ophalen of synchroniseren vanuit mijn huidige tool?
Reguliere synchronisatie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de Accounts Receivable (AR) Add-on. Ondersteunt je tool nog geen synchronisatie? Laat dit gerust weten in de sectie Integraties en partnerships van je app.
Kan ik mijn klant- of itemlijsten downloaden vanuit andere tools?
Ja, de meeste facturatietools ondersteunen CSV-export. De exportknop staat meestal in dezelfde sectie als de klant- of itemlijst. Raadpleeg de documentatie van de tool of neem contact op met hun support voor hulp.