Vanaf 14 december 2020 slaan wij, wanneer u een bijlage uploadt bij een transactie in het gedeelte Zakelijke rekening van uw Qonto-app, deze op en certificeren wij de bewijskracht ervan. U hoeft niet langer al uw bonnetjes te verzamelen en zorgvuldig in uw lade te bewaren!
Let op: deze functie is beschikbaar voor onze Smart, Premium, Essential, Business en Enterprise abonnementen.
☝️ Goed om te weten: Qonto heeft geen toegang tot uw originele bonnetjes. U verbindt zich er dus toe om alleen ongewijzigde documenten te versturen (bonnetjes, onkostendeclaraties en andere bewijsstukken) en onze richtlijnen te volgen om afwijzing van hun geldigheid door de belastingdienst te voorkomen. In geval van een controle kan Qonto niet aansprakelijk worden gesteld als de digitale versie van uw bonnetjes niet overeenkomt met de originele versie.
Wat betekent dit precies?
Meer specifiek betekent dit dat uw papieren en digitale bonnetjes exact dezelfde juridische waarde hebben. U kunt dus uw papieren bonnetjes weggooien terwijl u in orde blijft met de wet en de relevante autoriteiten.
Welke richtlijnen moet u volgen?
Om een bijlage te laten certificeren, dient u ons een digitale waarheidsgetrouwe kopie van het origineel te verstrekken. Om dit proces te vergemakkelijken, zorgt u voor het volgende:
Het document moet leesbaar, niet gecomprimeerd en ongewijzigd zijn
De kleuren moeten hetzelfde zijn als het origineel
Het document mag niet geknipt of bijgesneden zijn
Zorg er ook voor dat de volgende informatie zichtbaar is:
Een beschrijving van het artikel (of de dienst) en de prijs
Het btw-tarief en bedrag
Informatie over de verkoper: bedrijfsnaam, adres en btw- nummer
De datum en tijd van de transactie
De datum en het bonnummer
✌️ Goed om te weten: Als uw bestand in PNG- of JPG-formaat is, zal Qonto het automatisch naar PDF converteren. U hoeft niets te doen!
Let op: deze functie ondersteunt geen schermafbeeldingen gemaakt met de nieuwste macOS Big Sur 11.4-versie.
Is het veilig genoeg?
Ja, natuurlijk! Ten eerste geeft Qonto de certificering van de bewijskracht van uw bijlage af door automatisch een elektronische handtekening en digitaal stempel te creëren via een dienstverlener. U ontvangt ook de datum en tijd van de certificering.
Vervolgens bewaart Qonto uw bestanden in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening voor onbepaalde tijd en op een veilige manier. In geval van een controle kunt u eenvoudig uw digitale bonnetjes exporteren.
💡Houd er rekening mee dat bewijskracht niet met terugwerkende kracht geldt en dat in geval van downgrade, gecertificeerde bijlagen nog steeds gecertificeerd blijven.
Gerelateerd aan