In dit artikel
Om u te helpen onderhandelen met uw klanten en uw diensten en producten gemakkelijker te promoten, kunt u klantenoffertes rechtstreeks op uw Qonto-account maken.
Onbeperkt offertes maken is beschikbaar voor Eigenaren en Beheerders via de webapp.
Om toegang te krijgen tot offertes, log u in op uw Qonto-account vanaf een desktop apparaat en klikt u op Invoicing > Quotes in de navigatiebalk.
Maak een nieuwe offerte
Klik in de sectie Qoutes op Create a Quote aan de rechterbovenkant van uw scherm.
1. Klantinformatie toevoegen
Het toevoegen van klantinformatie aan uw offerte is eenvoudig: maak gewoon een nieuwe klant aan of selecteer een bestaande op uw Qonto-account.
-
Maak een nieuwe klant
Als u voor het eerst een offerte maakt op Qonto, klik dan op Add a new client of op de + knop.
- Selecteer of uw klant een bedrijf of een individu is en vul hun gegevens in
- U heeft de mogelijkheid om de taal in te stellen waarin de offerte van de klant wordt uitgegeven.- U kunt een andere valuta selecteren om de offerte en facturen van de klant uit te geven, indien niet in euro.
- Nadat u heeft gecontroleerd dat de informatie die u heeft ingevuld correct is, klikt u op Confirm om uw klant op te slaan. Uw klant wordt nu opgeslagen en u hoeft hun gegevens de volgende keer niet opnieuw in te voeren. -
Selecteer een bestaande klant
Klik op de klant die u waarvoor u een offerte wenst aan te maken.
2. De offerte maken
Het is nu tijd om uw offerte te maken. Vul de noodzakelijke velden in zoals op het scherm aangegeven:
-
Issue date en Expiry date
-
Quote number
-
Item: U kunt verschillende items toevoegen die overeenkomen met de producten en diensten waarvoor u uw klant een offerte geeft. Elk item moet een titel, beschrijving (optioneel), hoeveelheid, item eenheid (optioneel) eenheidsprijs, Btw-tarief en korting (optioneel) bevatten.
Als u aanvullende informatie wilt toevoegen, kunt u het veld met het label Additional notes gebruiken. Dit kan nuttig zijn als u informatie wilt toevoegen zoals betalingsvoorwaarden, sectorspecifieke wetten, eventuele aanbetalingsvereisten, of aanvullende details over het product of de dienst waarvoor u een offerte maakt. De additional notes zijn herbruikbaar voor al uw volgende offertes, zodat u de informatie niet elke keer dat u een nieuw document maakt, hoeft in te vullen.
3. Uw offertes personaliseren
U kunt uw offertes personaliseren door uw logo (als u er een heeft) toe te voegen, een e-mailadres van de afzender en nummeringsinstellingen voor uw documenten te kiezen.
U kunt op de knop Settings bovenaan het scherm klikken om al deze aspecten aan te passen.
Van hieruit kunt u:
-
Uw logo toevoegen in JPEG of PNG (bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 5MB)
-
Voeg het e-mailadres toe dat u wilt weergeven in uw offerte.
-
Selecteer de nummeringsmethode voor uw offertes. Zie dit artikel voor meer details over hoe u uw documentnummering kunt beheren.
☝️ Belangrijk: Houd er rekening mee dat deze wijzigingen van toepassing zullen zijn op alle toekomstige documenten en op elk moment opnieuw kunnen worden gewijzigd vanaf de Instellingen pagina.
Er zullen geen wijzigingen worden toegepast op documenten die al zijn uitgegeven.
Uw offerte delen
U kunt uw offertes delen via e-mail. Selecteer de offerte die u wilt delen, klik op Send quote en vul het e-mailadres van uw ontvanger in. U kunt meerdere adressen toevoegen (gescheiden door een komma) en een aangepast onderwerp en bericht instellen.
Om het volgen te vergemakkelijken, kunt u uzelf in kopie van de e-mail toevoegen door het selectievakje onderaan de pagina aan te vinken. Wanneer u klaar bent, klikt u op Send.
👉Wilt u een offerte bewerken? Of een offerte als goedgekeurd of geannuleerd markeren? U kunt verwijzen naar dit artikel.
Gerelateerd aan