Hoe pas ik de goedkeuringsworkflow aan voor overboekingen en terugbetalingsverzoeken?

Om controle te houden terwijl je teamuitgaven en factuurbetalingen delegeert, kun je gebruikmaken van goedkeuringsprocessen met meerdere lagen. Daarnaast kun je voor elke uitgaande overschrijving een 4-ogenbeleid instellen, zodat geen betaling wordt uitgevoerd zonder dat minstens 2 personen deze hebben beoordeeld.

Deze functie is nuttig als je taken wilt delegeren, zoals het terugbetalen van onkostendeclaraties en het betalen van facturen, zodat je bedrijf kan groeien zonder het risico van te veel uitgeven.

Totdat de nieuwe abonnementsstructuur live gaat in oktober 2026, blijft deze functie beschikbaar via de huidige add-ons Crediteurenbeheer en Uitgavenbeheer. Vanaf oktober 2026 zijn aangepaste goedkeuringsprocessen en het 4-ogenbeleid beschikbaar via de add-on Teamuitgavenbeheer, voor Team-abonnementen (Essential, Business, Enterprise).

Welke rollen kunnen dit instellen?

Owner- en Admin-rollen kunnen goedkeuringsprocessen alleen instellen via de webapp.

Employee, Accountant en Manager (zonder toestemming voor overschrijvingen en/of terugbetalingen) kunnen facturen uploaden en onkostendeclaraties en overschrijvingsverzoeken ter goedkeuring indienen.

Owner, Admin en Managers met de scope Bedrijf en toestemming voor overschrijvingen kunnen verzoeken goedkeuren en betalen.

Hoe pas ik een goedkeuringsproces aan?

Om ervoor te zorgen dat de uitgaven van je bedrijf goed worden gecontroleerd, volg de onderstaande stappen.

• Ga vanaf je computer naar Instellingen: navigeer naar de sectie Tools aanpassen en klik op Goedkeuringsprocessen.
• Selecteer en bewerk het proces: kies het goedkeuringsproces dat je wilt bewerken, ofwel autorisatie voor overschrijvingen, leveranciersfacturen of onkostendeclaraties, en klik vervolgens op Proces bewerken.

• Stel de regels van het proces in: bepaal eerst de trigger (aanvrager, bedrag of leverancier), geef vervolgens aan welke rollen/personen het verzoek mogen beoordelen en goedkeuren (zakelijke validatie, van toepassing op leveranciersfacturen en onkostendeclaraties), en bepaal ten slotte wie de betaling mag uitvoeren (autorisatie voor overschrijvingen).

  💡 Als je geen autorisatie voor overschrijvingen instelt, kan elke gebruiker met toestemming voor betalingen (Owner, Admin of Manager) de betaling van de leveranciersfactuur of onkostendeclaratie uitvoeren zodra deze is goedgekeurd.
  💡 Als je meerdere regels instelt op verschillende triggers (aanvrager, bedrag), worden deze van boven naar onder toegepast. Je kunt de volgorde van de regels aanpassen door ze naar de gewenste positie te verslepen.

• Wijs het proces toe: het proces wordt toegewezen aan alle gebruikers die een verzoek hebben ingediend en die voldoen aan de voorwaarden die in het goedkeuringsproces zijn vastgelegd.

Hoe stel ik een 4-ogenbeleid in?

Het 4-ogenbeleid voegt een verplichte tweede goedkeuring toe voordat een betaling wordt uitgevoerd. Het werkt boven op je goedkeuringsproces en zorgt ervoor dat de persoon die een betaling voorbereidt, deze nooit zelf kan uitvoeren — dit geldt voor alle rollen.

💡 Zodra ingesteld, geldt dit voor alle overschrijvingen: gewone en instant SEPA-overschrijvingen, SEPA-bulkoverschrijvingen, internationale overschrijvingen, en ook voor het betalen van een leveranciersfactuur of het terugbetalen van een onkostendeclaratie.

Om dit in te schakelen:

• Ga vanaf je computer naar Instellingen, navigeer naar Tools aanpassen, klik op Goedkeuringsprocessen.
• Selecteer autorisatie voor overschrijvingen en klik vervolgens op Proces bewerken.
• Bepaal in de procesregels een bedragdrempel en/of een aanvrager als trigger, definieer vervolgens de Goedkeuringsstap(pen) (optioneel) en ten slotte de Uitvoeringsstap (verplicht) — dit is de persoon die de overschrijving autoriseert.
• Bij het bepalen van de Uitvoeringsstap kan dezelfde persoon of rol niet worden geselecteerd — dit is het 4-ogenbeleid in de praktijk.

Zodra actief, geldt deze regel voor alle gebruikers — ook voor Owners en Admins.

💡 Tip: als je een gebruiker wilt uitsluiten van het beleid, bijvoorbeeld de Owner van het bedrijf, selecteer je bij de triggerstap de regel voor de aanvrager en klik je op "is geen van" waarna je de Owner van het bedrijf selecteert.

Nadat je dit hebt ingeschakeld, is voor het bewerken van het 4-ogenbeleid goedkeuring van een andere Owner of Admin vereist. Dit voorkomt dat iemand de regel kan omzeilen door deze zelf op het moment zelf aan te passen.

💡 Voor meer details over het 4-ogenbeleid, raadpleeg onze bijbehorende FAQ: Hoe stel ik een 4-ogenbeleid in voor betalingen?