Hoe pas ik de goedkeuringsworkflow aan voor overboekingen en terugbetalingsverzoeken?

Om controle te behouden terwijl je teamuitgaven en factuurbetalingen delegeert, kun je gebruik maken van goedkeuringsworkflows met meerdere lagen en een vierogenprincipe met dubbele goedkeuring om controle te houden over grote bedragen die vergoed of betaald moeten worden met configureerbare goedkeuringen.

Deze functie is nuttig als je taken wilt delegeren zoals vergoedingsaanvragen en het betalen van facturen, zodat je bedrijf kan groeien zonder het risico van overbesteding en je uitgavenbeleid kunt toepassen.

Tot de lancering van het nieuwe aanbod in oktober 2026 blijft deze functie beschikbaar via de huidige add-ons Crediteuren en Expense & Spend Management. Vanaf oktober 2026 zijn aangepaste goedkeuringsworkflows en het vierogenprincipe beschikbaar via de add-on Teamuitgavenbeheer, voor Team-abonnementen (Essential, Business, Enterprise).

Welke rollen kunnen dit instellen?

De rollen Eigenaar en Beheerder kunnen een goedkeuringsworkflow aanpassen in de webapp.

De rollen Medewerker, Boekhouder en Manager (zonder overschrijvings- en/of vergoedingsrechten) kunnen overschrijvingsaanvragen ter goedkeuring indienen.

Managers met overschrijvingsrechten en/of vergoedingsrechten kunnen aanvragen ter goedkeuring indienen.

Hoe pas ik een goedkeuringsworkflow aan?

Volg de onderstaande stappen om de uitgaven en betalingen van je bedrijf effectief te beheren en te controleren via een gestructureerde goedkeuringsworkflow, zodat grote uitgaven goed worden bewaakt.

• Ga vanaf je computer naar Instellingen: navigeer naar de sectie Tools aanpassen en klik op Goedkeuringsworkflows.
• Selecteer en bewerk workflow: kies de goedkeuringsworkflow die je wilt bewerken — overschrijvingsaanvraag, vergoeding of leveranciersfacturen — en klik vervolgens op Workflow bewerken.
• Stel workflowregels in: definieer de regels van de workflow door eerst de trigger te bepalen (aanvrager, bedrag of leverancier), vervolgens de rollen/persoon/personen te specificeren die de aanvraag kunnen beoordelen en goedkeuren (zakelijke validatie), en tot slot wie de betaling kan uitvoeren (overschrijvingsautorisatie).
  • Deze twee stappen kunnen onafhankelijk van elkaar worden geconfigureerd en, als het vierogenprincipe is ingeschakeld, moeten ze door verschillende personen worden uitgevoerd
• Workflow toewijzen: de workflow wordt toegewezen aan alle gebruikers die een aanvraag hebben ingediend (Medewerkers, Managers en Boekhouders zonder overschrijvings- of vergoedingsrechten).

💡 Voor in Frankrijk gevestigde bedrijven gelden de goedkeuringsregels ook voor Kilometervergoedingen.

Hoe stel ik het vierogenprincipe met dubbele goedkeuring in?

Het vierogenprincipe met dubbele goedkeuring voegt een verplichte tweede handtekening toe voordat een betaling wordt uitgevoerd. Het werkt bovenop je goedkeuringsworkflow en zorgt ervoor dat de persoon die een betaling voorbereidt, deze nooit zelf kan uitvoeren.

Om het in te schakelen:

• Ga vanaf je computer naar Instellingen, navigeer naar Tools aanpassen en klik op Goedkeuringsworkflows.
• Selecteer de workflow waarop je het beleid wilt toepassen (overschrijvingsaanvraag, vergoeding of leveranciersfactuur).
• Wijs in de workflowregels een persoon of rol toe aan de stap Goedkeuring.
• Bij het definiëren van de stap Uitvoering is dezelfde persoon of rol niet beschikbaar voor selectie — dit is het vierogenprincipe in de praktijk.

Eenmaal actief is deze regel van toepassing op alle gebruikers — inclusief Eigenaren en Beheerders. Niemand kan het omzeilen.

💡 Dit beleid is beschikbaar voor overschrijvingen, leveranciersfacturen en onkostennota's.

💡 Voor meer informatie over het vierogenprincipe, raadpleeg onze speciale FAQ

👉 Let op: als je een bedragbereik voor leveranciersfacturen wilt definiëren, moet je twee regels instellen voor het begin- en eindbedrag. Regels mogen ook niet met elkaar in tegenspraak zijn.

Voorbeeld: om een regel in te stellen voor het bedragbereik tussen €0 en €500 maak je eerst een regel aan voor alle leveranciersfacturen groter dan €0, gevolgd door een tweede regel voor alle facturen groter dan €500.