Hoe kan ik een vergoeding krijgen voor een uitgave die ik met mijn eigen middelen heb betaald?

De vergoedingfunctie is standaard beschikbaar in de Smart-, Premium-, Business- en Enterprise-plannen. Vanaf 01/10/24 zijn deze functies ook beschikbaar voor degenen die overstappen naar het Essential-plan volgens de nieuwe prijzen (meer details hier).

Vergoeding stelt teamleden in staat om vergoedingen aan te vragen voor bedrijfskosten die met persoonlijke middelen zijn betaald. Vergoedingaanvragen kunnen worden goedgekeurd door Owners, Admins en Managers met geactiveerde overboekingsrechten.

Op de Business-, Essential- en Enterprise-abonnementen kunnen alle gebruikers onkostendeclaraties indienen. 

Eigenaren en beheerders kunnen zichzelf terugbetalen door een verzoek in te dienen en dit zelf goed te keuren.

Wat heb ik nodig voor het indienen van een vergoedingaanvraag?

• Bon van de uitgave
  💡 Digitale bonnen die naar Qonto worden geüpload, hebben dezelfde juridische waarde als hun papieren tegenhanger (bewijskracht). Dit betekent dat uw organisatie het papieren bonnetje niet meer hoeft te bewaren.
• Bedrag van de uitgave
  💡 Het bedrag en de btw worden automatisch ingevuld dankzij onze OCR-technologie (Optical Character Recognition). U kunt het bedrag ook handmatig toevoegen of bewerken.
• Beschrijving van de uitgave: geef meer context aan uw Beheerder of Manager over uw uitgave.
• IBAN: om uw vergoeding te ontvangen, moet u uw IBAN van uw persoonlijke bankrekening invullen. U kunt uw IBAN direct toevoegen bij het indienen van een aanvraag of invullen in uw persoonlijke profiel.
  💡 IBAN wordt opgeslagen in het profiel en kan direct in uw profiel worden toegevoegd of bijgewerkt.

Hoe kan ik een vergoedingaanvraag indienen?

Op desktop

1. Selecteer de sectie Reimbursements aan de linkerkant.
2. Klik op Request a reimbursement
3. Selecteer Expense Reimbursement.
4. Upload de bon van de uitgave: sleep het bestand of klik op de sleepzone om het vanaf de computer te selecteren.
5. Vul het Amount van de uitgave in, voeg een Description toe voor de uitgave en voeg uw IBAN toe als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd.

Op mobiel

1. Open de Qonto-app op uw apparaat.
2. Klik op Requests en vervolgens op Expense Reimbursement.
3. Upload de bon van de uitgave: maak een foto, kies uit de fotobibliotheek of kies uit bestanden.
4. Vul het Amount van de uitgave in, voeg een Description toe voor de uitgave en voeg uw IBAN toe als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd.

Hoe kan ik de status van mijn aanvraag bekijken?

U kunt de status van uw aanvraag bekijken in de sectie Requests. Wanneer een vergoedingaanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt u een directe vergoedingsoverdracht naar de geselecteerde IBAN. Wanneer een aanvraag wordt afgewezen, ontvangt u een e-mail en melding met de reden die door onze Beheerder of Manager is opgegeven door op de aanvraag te klikken.