Voor een geoptimaliseerd beheer van digitale bonnen en facturen kunnen deze direct per e-mail naar ons worden doorgestuurd, naar het daarvoor bestemde Qonto-adres. We koppelen deze automatisch aan de bijbehorende transacties in uw applicatie, zodat u ze niet meer handmatig aan Qonto hoeft toe te voegen.
☝️ Deze functie is alleen beschikbaar voor uitgaande betalingen en voor onze Smart-, Premium-, Essential-, Business- en Enterprise-pakketten. Vanaf 01/10 is deze functie ook beschikbaar voor degenen die overstappen naar het Basic-plan volgens de nieuwe prijsstelling (meer details hier).
En papieren bonnen? Als ze na december 2020 in uw Qonto-applicatie zijn geüpload, kunnen ze worden opgeslagen en gecertificeerd met dezelfde juridische waarde als uw gedigitaliseerde bonnen.
Hoe werkt het?
Wanneer een leverancier u een factuur of bon e-mailt, kunt u deze direct doorsturen naar het unieke Qonto e-mailadres van uw bedrijf.
U vindt dit adres in uw Qonto-webapplicatie, onder Settings > Tools customization > Receipt forward.
Zorg ervoor dat u deze documenten verzendt vanaf het e-mailadres dat u in Qonto gebruikt, aangezien een extern adres niet wordt herkend.
💡 U kunt ook een ander e-mailadres op de Whitelist zetten als u de bonnen liever doorstuurt vanaf het factuuradres van bijvoorbeeld uw bedrijf. Ga hiervoor naar uw Qonto-webapplicatie. Het op de witte lijst zetten is slechts mogelijk voor één e-mailadres tegelijk.
Ons algoritme detecteert deze informatie automatisch en koppelt de bon aan de bijbehorende transactie. Het verschijnt dan als bij toverslag in uw Qonto-applicatie! Als extra voordeel wordt de BTW automatisch gedetecteerd en toegepast op de transactie in Qonto.
Voor bonnen die in de e-mailbody staan in plaats van als bijlage (een Uber-bon, bijvoorbeeld), converteren we deze naar een PDF en koppelen we deze aan de transactie.
3 mogelijke scenario's
Zodra we uw bon per e-mail hebben ontvangen, zijn er 3 mogelijke scenario's:
- In de meeste gevallen zijn we ervan overtuigd dat de bon gekoppeld zal worden aan de bijbehorende transactie. We sturen u een bevestigingsmail met een link naar uw Qonto-webapp, zodat u indien nodig wijzigingen kunt aanbrengen.
- Als we twijfels hebben over de koppeling van een bon, sturen we u suggesties voor mogelijke transacties. Het enige wat u hoeft te doen, is op de verstrekte link klikken om de juiste transactie te selecteren. De voorgestelde bonnen worden ook weergegeven vanuit de transactie op Qonto.
- Als we geen transactie voor de bon kunnen vinden, laten we u dat per e-mail weten. In dit geval kunt u: de bon ophalen en koppelen aan de juiste transactie vanuit de sectie Supplier invoice de bon downloaden en handmatig bijvoegen vanuit de sectie Transactions
💡 Goed om te weten: Als een factuur wordt doorgestuurd voordat de transactie is voltooid, kun je ons het document nog steeds doorsturen. We koppelen het automatisch aan de transactie zodra deze is voltooid.
Gerelateerd aan